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🗣 Couvrir tout seul un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux avec Olivier Dassonville

Notes de l’épisode 4 du pOD : pour ce quatriĂšme Ă©pisode, abordons ensemble la couverture un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux le jour-j
 lorsque l’on est tout seul. Retrouvez ci-dessous les principaux Ă©lĂ©ments abordĂ©s durant cet Ă©pisode (pour rappel, ce sont des notes ;-)), ainsi que diffĂ©rents liens et ressources utiles pour approfondir votre rĂ©flexion.

Vignette de l'Ă©pisode 4 du pOD, le podcast qui dĂ©cortique les problĂ©matiques des mĂ©dias sociaux avec une dose de stratĂ©gie, proposĂ© par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’Ă©pisode

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Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement pour complĂ©ter notre Ă©pisode n°2 qui avait pour thĂ©matique « Comment se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux ? ». Nous avons donc dĂ©jĂ  abordĂ© la prĂ©paration en amont de l’Ă©vĂ©nement. Cette fois, focalisons nous sur le jour-j et les bons rĂ©flexes Ă  adopter.

Pour cet Ă©pisode, nous avons proposĂ© Ă  Olivier Dassonville d’intervenir Ă  nouveau. Pour rappel, il est Ă  l’oeuvre pour relater les sorties des crĂ©atures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’équipe social media du plus grand Ă©vĂ©nement dĂ©diĂ© au numĂ©rique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet Ă©pisode de podcast sont donc :

  • Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
  • Bryan, co-fondateur Ouest Digital
  • Olivier, social media strategist (invitĂ©), que vous pouvez retrouver sur :
    • Twitter, oĂč il est plus connu sous le pseudo « The Dark Pixel »
    • Linkedin

Pour dĂ©buter, la question posĂ©e Ă  notre invitĂ© est trĂšs simple : « C’est le jour J, tu arrives sur le lieu de l’évĂ©nement : qu’est-ce que tu fais ? Quels sont tes premiers rĂ©flexes ? »

Avant toute chose, il est Ă©videmment primordial de vĂ©rifier que l’on ait bien tout son matĂ©riel et qu’il est bien chargĂ©. Trivial, mais fondamental !

Pour bien couvrir un événement le jour-j, la méthodologie se décline principalement en 3 temps :

  1. Le lancement
  2. La journée
  3. La clĂŽture

Temps 1 – Se prĂ©parer au lancement

L’heure d’arrivĂ©e sur l’évĂ©nement

J’ai tendance Ă  me laisser une bonne heure ou une heure et demie avant le dĂ©but de l’Ă©vĂ©nement. On ne peut pas se permettre de se retrouver Ă  faire la queue avec les participants pour rĂ©cupĂ©rer son badge alors que les confĂ©rences commencent. – Olivier

Le téléphone : silencieux, vibreur, sonnerie ?

Lors d’un Ă©vĂ©nement, il faut Ă©viter d’avoir son tĂ©lĂ©phone qui sonne ou mĂȘme qui vibre, au risque de gĂącher le film d’une vidĂ©o. Il est donc primordial de le mettre en silencieux, sans vibreur. 

Pour les Ă©changes, le plus simple sera d’échanger par messages avec les Ă©quipes.

La connexion aux rĂ©seaux sociaux de l’évĂ©nement

Il est important de vĂ©rifier que l’on ait bien tous les mots de passe nĂ©cessaires.

Pour sĂ©curiser, chiffrer et partager tous les mots de passe de nos clients, nous utilisons Ă  l’agence Dashlane.

Et surtout que l’on est bien connectĂ© Ă  tous les comptes utiles pour l’évĂ©nement. Pour se mettre dans de bonnes conditions, afin de rĂ©duire le stress.

En bref, éviter la situation suivante, réguliÚrement vécue par des CM peu préparés :

L’évĂ©nement commence. Je commence Ă  tweeter et lĂ  je me rends compte que je le fais avec mon compte personnel.

Temps 2 – GĂ©rer son temps le Jour J

Optimiser son temps au maximum

Dans le feu de l’action, il n’est pas possible de perdre du temps avec des dĂ©tails techniques. Le temps passe trĂšs vite et chaque seconde compte.

Par exemple, il faut anticiper la charge du matĂ©riel. L’idĂ©al est de prĂ©voir du matĂ©riel Ă  charge rapide et de travailler sur 2 tĂ©lĂ©phones. Il n’est en effet pas envisageable de devoir brancher trop longtemps son tĂ©lĂ©phone pendant l’évĂ©nement (pour Ă©viter la surchauffe).

Est-il possible de prendre le temps de créer des contenus longs ? (articles, vidéos)

Globalement, on est toute la journĂ©e en flux tendu sur un Ă©vĂ©nement. Bien souvent, l’organisateur demande aux Ă©quipes social media de faire des interviews des speakers ou de partenaires. IdĂ©alement, il faut le faire pendant les pauses, afin d’ĂȘtre de nouveau opĂ©rationnel au moment oĂč les confĂ©rences reprennent.

Attention toutefois Ă  bien se tenir informĂ© des Ă©ventuels changements sur l’organisation gĂ©nĂ©rale. Car ces informations sont gĂ©nĂ©ralement donnĂ©es pendant les temps de pause. Si l’on n’est pas attentif Ă  ce genre d’annonce, toute notre organisation peut tomber Ă  l’eau.

Comment Ă©viter le plus possible les couacs ?

La seule façon d’éviter le plus possible les problĂšmes, c’est de s’ĂȘtre bien prĂ©parĂ© en amont. Nous en parlions d’ailleurs dans l’épisode 2. Le jour-j, il faut ĂȘtre en mode « pilote automatique » pour travailler sans rĂ©flĂ©chir. On n’a plus le temps de se poser des questions ou de rĂ©flĂ©chir Ă  quoique ce soit.

Et surtout, si on s’est bien prĂ©parĂ© on laisse moins de place Ă  l’imprĂ©vu.

Il faut partir du principe que ce qu’on avait prĂ©vu va forcĂ©ment changer – Olivier

Y-a-t il une organisation spécifique à suivre le jour-j et pourquoi ?

Il y a des moments clĂ©s qu’on ne peut pas louper. Si on les loupe, on a loupĂ© notre journĂ©e.

Ces moments clés sont normalement identifiés lors de la préparation (cf. épisode 2). Par exemple, le lancement est évidemment à ne pas manquer :

Pour le discours inaugural j’ai tendance Ă  faire un live. Pourquoi ? Parce que ça me donne l’opportunitĂ© de dĂ©clencher les notifications et d’amorcer l’évĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux pour la journĂ©e. – Olivier

Comment gĂ©rer les interactions du public sur les comptes de l’évĂ©nement ?

On ne peut pas laisser les interlocuteurs sans rĂ©ponse. Il va donc falloir s’organiser avec les Ă©quipes pour savoir qui doit traiter ces interactions. Le plus souvent il s’agit d’une personne dĂ©diĂ©e, qui est donc missionnĂ©e pour s’en occuper. 

Difficile pour une personne de réaliser à la fois la couverture et les réponses aux questions sur les réseaux sociaux.

Temps 3 – ClĂŽturer l’évĂ©nement

Comment clÎturer la journée ?

On va commencer par remercier les partenaires, les speakers, le public, les bĂ©nĂ©voles… Il est assez courant de faire une petite photo de fin pour bien conclure.

Le lendemain on va pouvoir constituer un dossier avec tous les fichiers crĂ©Ă©s le Jour J (photos, vidĂ©os
). Que l’on enverra ensuite au client. GĂ©nĂ©ralement le dossier est assez volumineux. 

Et aprĂšs l’Ă©vĂ©nement ?

Et surtout, on va synthĂ©tiser statistiquement le travail fait en termes d’impact d’audience.

Pour cela, on peut utiliser les interfaces statistiques natives de Twitter ou de Facebook. Ou bien, si on souhaite avoir plus de dĂ©tails, on peut utiliser des outils tiers. On ne va pas seulement regarder l’activitĂ© du compte de l’évĂ©nement, mais aussi la popularitĂ© gĂ©nĂ©rĂ©e par l’activitĂ© social media.

Le succĂšs de l’évĂ©nement se mesure aussi par le succĂšs du hashtag.

Pour conclure

Afin de rĂ©ussir la couverture d’un Ă©vĂ©nement quand on est seul, il est ainsi primordial de :

  • Arriver en avance : Pour se laisser du temps de mise en route avant le lancement de l’Ă©vĂ©nement.
  • Suivre l’organisation gĂ©nĂ©rale : Pour ne manquer aucun temps fort
 et aucune modifications de derniĂšre minute.
  • Rester flexible : Puisque de toute façon, ce que l’on avait prĂ©vu va changer 😉 (parfois seulement Ă  la marge, mais quand mĂȘme !).

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à structurer votre veille sur internet ?

Infographie - Checklist pour couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital

Infographie – Checklist pour couvrir tout seul un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/couvrir-seul-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-4-845710">Keep it Simple - Couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #4)</a>

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Transcription de l’Ă©pisode

[Gwen] Bonjour et bienvenue sur LePod, le podcast qui dĂ©cortique les problĂ©matiques des mĂ©dias sociaux avec une dose de stratĂ©gie proposĂ©e par l’agence Ouest Digital. Durant une vingtaine de minutes, nous Ă©changeons ensemble sur les mĂ©tiers liĂ©s Ă  la communication digitale. Savoir-faire, conseils, bonnes ou mĂȘme mauvaises pratiques du mĂ©tier, on se dit tout et on partage nos approches, nos trucs et astuces pour ĂȘtre le plus efficace au quotidien.

Si ce podcast vous plaĂźt, pensez Ă  vous abonner sur votre plateforme d’Ă©coute prĂ©fĂ©rĂ©e pour ĂȘtre sĂ»r de ne rater aucun Ă©pisode. C’est parti ! Bonjour et bienvenue dans ce quatriĂšme Ă©pisode du Pod.

Aujourd’hui, nous allons parler d’Ă©vĂ©nements et plus prĂ©cisĂ©ment de comment relayer un Ă©vĂ©nement physique qui se dĂ©roule dans la vraie vie sur les rĂ©seaux sociaux et cela sans couac, mais surtout lorsque l’on est tout seul. Il y a quelques semaines, nous avions dĂ©jĂ  abordĂ© ce sujet sur l’Ă©tape de prĂ©paration, c’est-Ă -dire avant le jour J, ou comment bien se prĂ©parer, comment bien anticiper. Aujourd’hui, nous allons voir comment faire le jour J justement, le fameux moment oĂč l’on arrive sur place.

Pour ce sujet, je suis accompagnée de Bryan, bien entendu. Bonjour Bryan.

[Bryan] Bonjour Gwen.

[Gwen] Mais aussi et surtout d’Olivier Dassonville. Merci Olivier d’avoir acceptĂ© notre invitation.

[Olivier] Bonjour Gwen.

[Gwen] Je vais te laisser te prĂ©senter rapidement pour ceux qui ne te connaĂźtraient pas ou qui n’auraient pas Ă©coutĂ© notre Ă©pisode numĂ©ro 2, oĂč tu Ă©tais dĂ©jĂ  notre invitĂ©.

[Olivier] Je m’appelle Olivier Dassonville, je suis Digital Media StratĂ©giste. En clair, je m’occupe de dĂ©velopper et concevoir des stratĂ©gies de contenu qui vont servir Ă  mes clients Ă  alimenter leur prĂ©sence numĂ©rique en ligne. J’ai une particularitĂ© dans mes activitĂ©s professionnelles, c’est que je gĂšre aussi sur les rĂ©seaux sociaux la couverture Ă©vĂ©nementielle d’un certain nombre d’Ă©vĂ©nements qui se passent dans diffĂ©rents contextes.

Ça va de la confĂ©rence au spectacle de rue, en passant par le salon international.

[Gwen] Ok, super. Alors, nous avons souhaitĂ© aborder ce sujet aujourd’hui dans le but de complĂ©ter notre Ă©pisode numĂ©ro 2 qui avait pour thĂ©matique la prĂ©paration Ă  rĂ©aliser pour relayer un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux. Dans cet Ă©pisode numĂ©ro 2, tu nous disais d’ailleurs, Olivier, qu’une fois qu’on a bien prĂ©parĂ© son Ă©vĂ©nement en amont, on pouvait se demander comment faire pour couvrir un Ă©vĂ©nement quand on Ă©tait tout seul.

Parlons Ă  prĂ©sent de l’organisation lorsque l’on arrive sur un Ă©vĂ©nement, le jour J. Olivier, la question est trĂšs simple, c’est le jour J, j’arrive sur place, qu’est-ce que je fais ? Quels sont les premiers rĂ©flexes Ă  avoir quand on arrive sur place ?

[Olivier] DĂ©jĂ , je vais m’assurer que mes batteries sont bien chargĂ©es, c’est-Ă -dire que je n’arrive pas avec mon tĂ©lĂ©phone avec 15% de charge, sinon ça ne va pas le faire. C’est valable aussi pour tous les pĂ©riphĂ©riques annexes, qu’ils soient batterie autonome, GoPro, etc. On ne va pas se mettre Ă  charger le jour J, c’est impossible.

Un point crucial qu’on a tendance Ă  oublier aussi, il faut absolument passer le tĂ©lĂ©phone en silencieux, pas en vibreur, parce que si vous faites une vidĂ©o et qu’on tente de vous appeler, la vidĂ©o est foutue. Et on ne rĂ©pond Ă  aucun appel, c’est-Ă -dire que moi je suis trĂšs clair avec les ordinateurs, on ne communique avec moi que par intermĂ©diaire de messages. Donc je vais privilĂ©gier plutĂŽt des plateformes comme Telegram, c’est-Ă -dire des messageries qui permettent de joindre des contenus mĂ©dias sans une trop forte compression.

Et puis quelques fois j’ai des clients qui sont un petit peu rĂ©ticents, donc en fait ils utilisent le SMS. Au pire des cas on ne fait que le SMS. Et un autre dernier point sur lequel il faut ĂȘtre trĂšs vigilant, c’est qu’on s’assure qu’on est bien sur les comptes qu’on va gĂ©rer. Qu’on ait bien un accĂšs, effectivement. Et qu’on a bien switchĂ© le compte, je pense notamment Ă  Twitter, oĂč par exemple on Ă©tait dans le train, on tweetait avec son compte perso, et on n’a pas eu l’apprĂ©hense d’esprit de switcher sur le compte de l’Ă©vĂ©nement.

Et dans l’effervescence du lancement, on peut se retrouver Ă  commencer Ă  tweeter, non pas sur le compte de l’Ă©vĂ©nement, mais sur son compte ou un autre compte. Ça c’est hyper courant, il ne faut pas se mĂ©langer les pinceaux sur les comptes.

[Bryan] Alors c’est vrai que ça paraĂźt basique ce que tu dis, peut-ĂȘtre pour beaucoup, mais en fait, je me reconnais un peu dans ce que tu dis. Il y a trĂšs longtemps, quand j’ai dĂ©couvert le mĂ©tier, ça m’est arrivĂ© plusieurs fois, d’arriver et de me dire, j’ai oubliĂ© de charger mon portable. C’est tout bĂȘte, mais parfois on n’y pense pas.

Et puis la question d’ĂȘtre sur le bon compte, je n’ai jamais fait l’erreur, heureusement. Mais ça aurait pu m’arriver plusieurs fois. Donc c’est vrai que c’est des conseils qui sont hyper prĂ©cieux, parce que c’est des bons rĂ©flexes Ă  avoir.

[Gwen] Ça paraĂźt Ă©vident, mais c’est vrai que…

[Bryan] C’est basique, mais tout le monde fait l’erreur.

[Gwen] Oui, et puis quand on gĂšre plusieurs comptes aussi, ça peut vite arriver. Donc oui, c’est important de faire attention.

[Olivier] On ne va pas se loguer, par exemple, sur le compte trois minutes avant que ça commence. Parce que si le mot de passe est faux, ça peut tenir juste à une erreur de casse ou bien un espace en trop. Généralement, on fait copier-coller, il y a un espace à la fin du mot de passe qui est embarqué dans le copier-coller.

On essaye de se loguer, ça ne marche pas. Ou alors, votre interlocuteur dans l’organisation, il vous a donnĂ© l’avant dernier mot de passe. Donc ce n’est pas le bon.

LĂ , c’est un peu la panique.

[Bryan] C’est vrai que c’est important, parce que ça joue aussi sur le stress derriĂšre. Donc arriver dans de bonnes conditions et faire ça dĂšs le dĂ©but, ça permet de bien lancer la journĂ©e.

[Olivier] Moi, j’ai tendance Ă  me donner une heure, une heure et demie avant un Ă©vĂ©nement. Donc tu arrives une heure et demie avant le dĂ©but de l’Ă©vĂ©nement, en moyenne. Quelquefois, je vais arriver 30 minutes avant ou mĂȘme carrĂ©ment Ă  l’arrache, mais je connais bien l’Ă©vĂ©nement, je connais bien le lieu, donc je ne suis absolument pas inquiet.

Mais il faut éviter de faire ça.

[Gwen] Il faut anticiper aussi le jour J juste avant d’arriver pour se mettre dans les meilleures conditions possibles.

[Olivier] On ne peut pas se retrouver Ă  faire la queue avec tous les participants Ă  la confĂ©rence et puis Ă  se dire, ça y est, les confĂ©rences commencent et moi, je n’ai mĂȘme pas encore rĂ©cupĂ©rĂ© mon badge. Ce n’est pas possible. Ou alors, comme c’Ă©tait la semaine derniĂšre Ă  la CitĂ© des Sciences et de l’Industrie Ă  Paris, il faut prĂ©voir aussi les temps liĂ©s Ă  la sĂ©curitĂ©.

ForcĂ©ment, on a du matĂ©riel dans son sac, donc forcĂ©ment, Vigipirate, ses fouilles et compagnie, voire explications un peu dĂ©taillĂ©es, voire sollicitation Ă  l’organisateur pour passer correctement les contrĂŽles, on ne fait pas ça 10 minutes avant que ça commence. Oui, c’est clair.

[Gwen] Pendant l’Ă©vĂ©nement, comment est-ce que tu vas gĂ©rer ton temps par rapport Ă … Ce n’est pas des imprĂ©vus puisque tu l’anticipes, mais entre les confĂ©rences, le temps de changer de salle ou de recharger un petit peu ton matĂ©riel, comment tu gĂšres ton temps pour tout ça ?

[Olivier] DĂ©jĂ , je garde un oeil sur le pourcentage de chargement des tĂ©lĂ©phones et je vais les remettre en charge systĂ©matiquement quand ils approchent, parce que j’en ai deux, je travaille avec deux tĂ©lĂ©phones simultanĂ©ment, et donc ils vont ĂȘtre en charge dĂšs qu’ils passent les 50 %, donc ils sont reliĂ©s Ă  la batterie autonome que j’ai dans mes sacs, et je vais continuer de bosser, mais je n’attends jamais descendre sous les 30 % parce que la charge, ça prend du temps, ça fait aussi chauffer les tĂ©lĂ©phones, je ne peux pas ĂȘtre tout le temps en charge toute la journĂ©e parce que dĂ©jĂ , ça encombre avec le cĂąble, etc., donc j’essaie de m’assurer que mes niveaux de charge restent un peu Ă©levĂ©s, et puis aussi, un point de dĂ©tail, mais qui est hyper important, je n’utilise que des batteries qui disposent d’une charge rapide, donc ça suppose aussi d’avoir des tĂ©lĂ©phones Ă  charge rapide, pourquoi ? Parce qu’un tĂ©lĂ©phone sans charge rapide, il faut 3h30 pour le charger, par contre, sur un Ă©vĂ©nement, votre batterie descend Ă  vue d’Ɠil, je vais, sur certains Ă©vĂ©nements, je vais devoir charger complĂštement mon tĂ©lĂ©phone, donc si on compte une charge de 0 Ă  100, je vais en faire jusqu’Ă  5 ou 6 par jour, et par tĂ©lĂ©phone, donc si on a une charge normale de 3h30, on n’y arrivera jamais, quoi, quoi qu’on fasse, on se retrouve sans batterie un moment ou un autre de la journĂ©e. AprĂšs, la gestion du temps, effectivement, quand il y a des changements de salles ou des changements de configuration, c’est trĂšs compliquĂ© Ă  gĂ©rer parce qu’il faut aller vite, dĂ©jĂ , on a du matĂ©riel, il faut ĂȘtre capable de le ranger super vite et de sortir super vite, et puis, encore pire, c’est les rotations de speakers dans une mĂȘme salle sans intermĂšde, ça, ça arrive, notamment le cas des remises de prix qui peuvent ĂȘtre organisĂ©es par tout un tas d’acteurs oĂč, en fait, les laurĂ©ats se succĂšdent sur scĂšne Ă  un rythme quand mĂȘme important, sauf que derriĂšre, ça veut dire qu’il faut ĂȘtre capable de mentionner, il faut ĂȘtre capable d’Ă©crire la publication, d’y joindre une photo, pourquoi pas une petite vidĂ©o, ou alors de lancer un live, donc il ne faut pas s’en mĂȘler les pinceaux parce qu’on risque, dans une remise de prix, encore plus que dans tout autre type d’Ă©vĂ©nement, de perdre le flux.

[Bryan] Donc ça veut dire que sur un Ă©vĂ©nement, tu es quasiment tout le temps en flux tendu, il n’y a pas un moment oĂč tu vas te poser pour peut-ĂȘtre produire un contenu un peu plus long ou une mini vidĂ©o ?

[Olivier] Alors, pendant les moments de pause, gĂ©nĂ©ralement, surtout sur les sites de confĂ©rences, on va avoir deux pauses Ă  mi-journĂ©e et puis une pause du midi, sauf que les pauses Ă  mi-journĂ©e, ça sert Ă  remettre du matĂ©riel en charge, Ă  vĂ©rifier que les mĂ©dias sont en train de se ploder dans l’enclos, c’est aussi prendre connaissance des Ă©ventuels changements de programmation qui peuvent arriver, et moi, on a tendance aussi Ă  me demander de rĂ©aliser sur le pouce un interview de deux minutes. Donc lĂ , on n’a pas deux heures de pause, donc il faut trouver l’interlocuteur, l’endroit oĂč on peut aller pour ne pas qu’on ait un endroit hyper bruyant, donc c’est quand mĂȘme des pauses qui ne sont pas du tout reposantes.

Puis aprĂšs, il y a la pause du midi, oĂč il faut se prĂ©parer pour l’aprĂšs-midi. C’est ça.

[Gwen] On ne s’arrĂȘte jamais.

[Olivier] VoilĂ . C’est des journĂ©es qui sont quand mĂȘme plutĂŽt chargĂ©es. Oui, c’est intense, surtout quand on est tout seul.

[Bryan] Oui.

[Gwen] Oui, c’Ă©tait un peu ça aussi. L’intĂ©rĂȘt du sujet, c’Ă©tait justement comment on s’organise sur place quand on est tout seul. Parce que c’est Ă©normĂ©ment de travail, il n’y a jamais de pause, il faut tout anticiper, donc ça, on l’avait dĂ©jĂ  vu.

[Bryan] Ne pas faire de faute.

[Gwen] Dans la pression, des fois.

[Bryan] En fait, il faut ĂȘtre presque en pilote automatique.

[Olivier] Oui, c’est ce que je disais lors du podcast prĂ©cĂ©dent, c’est qu’il faut connaĂźtre suffisamment son matĂ©riel pour ne l’utiliser qu’en mode rĂ©flexe, en mode automatique, sans se poser la question comment ça marche pour faire ça. Oui, bien sĂ»r. Parce qu’on doit se concentrer sur le sujet.

[Gwen] Et le jour J, on n’a plus le temps de se poser des questions.

[Olivier] On ne se pose pas la question, par exemple, sur les hashtags qu’on va utiliser dans la phase prĂ©paratoire, on les a dĂ©finis. Soit par bon sens, pour les hashtags catĂ©goriels, soit aussi en utilisant le hashtag officiel de l’Ă©vĂ©nement.

[Gwen] Et donc, pendant toute la journĂ©e, entre ton arrivĂ©e, tu nous as expliquĂ© ce qui Ă©tait important Ă  faire, et avant la fin de journĂ©e, est-ce qu’il y a d’autres choses Ă  retenir sur l’organisation tout au long de la journĂ©e, dans quel ordre faire quoi, et pourquoi faire comme ça et pas autrement ?

[Olivier] DĂ©jĂ , il faut garder en tĂȘte qu’une journĂ©e d’un Ă©vĂ©nement va ĂȘtre, quoi qu’il arrive, rythmĂ©e par des temps forts, qui vont ĂȘtre un discours inaugural ou un discours d’introduction, une sĂ©ance de pitch, une annonce particuliĂšre, le remerciement des partenaires, on a des moments clĂ©s qu’on ne peut pas louper. Si on les loupe, on a loupĂ© la journĂ©e. Donc, c’est des moments qui sont encore un cran au-dessus du flux un peu tendu de la journĂ©e.

Donc, les moments clĂ©s, non seulement par leur importance en termes de contenu et leur importance aux yeux de l’organisateur, mais aussi par le fait qu’il faut les traiter diffĂ©remment. Donc, il faut ĂȘtre prĂȘt Ă  y aller. Quand, par exemple, on a un discours inaugural, moi, j’ai tendance Ă  l’utiliser, le discours inaugural, pour faire un live.

Pourquoi ? Parce que, le discours inaugural, la substance n’est pas forcĂ©ment, du discours n’est pas forcĂ©ment hyper intĂ©ressante, il n’y a pas des trucs hyper prĂ©cis, on est plus dans l’ambiance, dans l’accueil, etc. Par contre, faire un live, ça me permet d’Ă©viter de live-tweeter, mais ça me donne l’opportunitĂ©, grĂące au live, de dĂ©clencher une notification, etc.

C’est-Ă -dire de dĂ©clencher une amorce sur les rĂ©seaux sociaux pour la journĂ©e. Donc, quand on parle de live, c’est une retransmission ? VoilĂ , un Periscope pour Twitter ou bien un Facebook live pour Facebook, ou mĂȘme un Instagram live, etc.

Ces discussions sont quand mĂȘme particuliĂšres. Mais alors, quand on fait un live, il faut se prĂ©parer, c’est-Ă -dire qu’on ne fait pas un live avec son tĂ©lĂ©phone Ă  bout de bras, comme tout le monde fait, parce que sinon, ça donne quoi ? Ça tremble, c’est moche, le son est pourri.

[Bryan] On a vite le mal de nerfs, du coup, si on le regarde.

[Olivier] On a aussi l’arriĂšre du crĂąne des garnis du participant qui est au rang devant nous. C’est pour ça que si on est mal placĂ©, ça ne rend rien. La lumiĂšre n’est peut-ĂȘtre pas la bonne.

Donc, il faut dĂ©jĂ  avoir un aminima, quelque chose pour avoir un live qui soit stabilisĂ©. Ça ne tremble pas. Que le propos tenu soit intelligible au niveau sonore.

[Bryan] Donc, il faut aller vite et il faut ĂȘtre prĂȘt. Donc, en fait, quand on a un temps fort dans la journĂ©e comme ça, toi, tu sais de prime abord que tu as au moins 15 minutes pour aller sur place, pour au moins prĂ©parer ton matĂ©riel. Donc ça, ça fait partie vraiment des choses Ă  ne pas manquer.

[Olivier] Oui, et puis pour mon commanditaire, c’est tout Ă  fait normal, pour lui, c’est essentiel ce temps fort. Le remerciement, par exemple, des partenaires, on ne peut pas louper ce moment. La qualitĂ© majeure de la journĂ©e, on n’arrive pas Ă  15 minutes aprĂšs qu’il ait commencĂ©.

[Bryan] C’est ce qu’on disait dans l’Ă©pisode numĂ©ro 2, finalement, on doit identifier effectivement les moments qui sont importants pour finalement planifier sa journĂ©e et savoir vraiment oĂč est-ce qu’on doit aller, Ă  quel moment, Ă  quelle heure, etc. C’est essentiel. Ok.

[Gwen] Est-ce que tu penses qu’on a fait le tour des choses auxquelles faire attention pendant la journĂ©e ? Et du coup, aprĂšs, il faut se poser la question de comment bien terminer, comment le faire et comment prĂ©parer l’aprĂšs.

[Olivier] Alors dĂ©jĂ , pour revenir sur la journĂ©e, il faut aussi faire attention aux interactions du public avec le compte qu’on gĂšre. Parce que vous allez avoir, et c’est devenu trĂšs courant, les speakers qui vont envoyer des messages directs pour poser une question, pour demander un truc, ils vont s’adresser au compte.

[Gwen] Oui.

[Olivier] On ne peut pas les laisser sans rĂ©ponse. Donc, est-ce que c’est moi qui traite ou est-ce que je dĂ©lĂšgue Ă  quelqu’un de l’organisation la gestion de ces messages ? Ça, c’est aussi une question.

On ne se retrouve pas d’un seul coup avec des messages qui arrivent et on ne sait pas comment les traiter. Quelquefois, on me dit, tu t’en dĂ©brouilles, je m’en dĂ©brouille, quoi. Ou alors, je m’organise pour ĂȘtre capable de les traiter.

Si j’ai des messages aussi, des rĂ©ponses Ă  des contributions qui ont un intĂ©rĂȘt positif ou nĂ©gatif, il faut que j’en tienne compte. Et aussi, tout ce qui m’arrive de l’organisation Ă  travers la plateforme de messagerie qu’on a dĂ©finie en amont. Le machin est en retard, le speaker n’est pas lĂ , l’Ă©lu qu’on attend pour 11h, il sera lĂ  Ă  13h30.

Donc, il faut aussi ĂȘtre capable de gĂ©rer des notifications d’applications multiples. En fait, c’est ça aussi, il faut ĂȘtre capable de jongler entre diffĂ©rentes applications.

[Gwen] Il faut rester flexible toute la journée.

[Bryan] Il faut partir du principe que ce qu’on avait prĂ©vu en amont va forcĂ©ment changer. Justement, sur la partie interaction, ça veut dire qu’il faut aussi presque rĂ©flĂ©chir Ă  ce qu’on n’est pas lĂ  que pour produire du contenu diffusĂ©. Il y a aussi toute la partie modĂ©ration qui doit rentrer dans le jeu.

[Olivier] Oui, c’est super difficile parce que, dĂ©jĂ , le rythme est intense. Donc, au moins en termes de modĂ©ration, enfin en termes d’interaction avec les contributions tierces qui vont s’adresser aux comptes que je gĂšre, je vais appliquer des filtres d’importance dans ma maniĂšre de les traiter. Les remarques, lambda, etc., je n’y rĂ©ponds pas. Les gens font des remarques, un compliment, un merci, ils ont complĂ©tĂ© un propos, c’est trĂšs bien. AprĂšs, si, comme je disais, c’est un speaker qui s’adresse aux comptes ou qui va rebondir, lĂ , c’est important. Mais on ne peut pas se lancer dans une modĂ©ration exhaustive au sens strict du terme alors qu’on est en train d’assurer la couverture Ă©vĂ©nementielle.

Et qu’on est tout seul. Effectivement, quand il y a plusieurs personnes, on peut dire qu’il y a une personne qui produit, une personne qui modĂšre. Et puis normalement, si l’Ă©vĂ©nement est correctement organisĂ© et si on fait correctement son travail, on ne va pas avoir des rafales de mĂ©contents.

Parce que le mĂ©contentement, il va se manifester effectivement Ă  l’encontre du compte principal, mais le mĂ©contentement, il a trait Ă  des faillances organisationnelles ou alors Ă  des contenus qui sont pas adĂ©quats et donc le public peut rĂ©agir en opposition Ă  des contenus qui sont pas corrects, etc. Quand je vais gĂ©rer un Ă©vĂ©nement par exemple Ă  Fort, Composante Tech, on fait attention Ă  la maniĂšre dont on s’exprime, on choisit les bons mots, etc. parce qu’on a des populations expertes qui ne comprendraient pas pourquoi l’Ă©vĂ©nement auquel ils participent n’a pas le niveau attendu.

[Bryan] Ok.

[Gwen] Je pense qu’on va passer Ă  la partie clĂŽture de la journĂ©e. Comment tu clĂŽtures une journĂ©e d’Ă©vĂ©nement ?

[Olivier] DĂ©jĂ  on a les merci, on ne les oublie pas. Encore une fois, on est la voix de l’organisation donc la voix de l’organisation va prendre la parole pour remercier ses partenaires, les speakers, le public, les bĂ©nĂ©voles, etc. Donc ça c’est un point important.

MĂȘme des choses qu’on peut considĂ©rer comme Ă©tant anecdotiques comme la photo de fin, tous les bĂ©nĂ©voles, c’est aussi important parce que ça renvoie un message aux participants mais aussi aux partenaires, aux sponsors. Et puis aprĂšs, moi je vais avoir tendance Ă  me poser pour parcourir ce que moi j’ai fait dans la journĂ©e, pour me rendre compte de ce que j’ai pu faire. Je ne me rends pas forcĂ©ment compte de maniĂšre globale, je n’ai pas la prĂ©vention globale de ce que j’ai pu faire donc je vais plutĂŽt le faire en fin de journĂ©e.

Et puis je vais aller solliciter l’ordinateur pour avoir son ressenti Ă  chaud, c’est toujours hyper important. Et puis le lendemain, je vais constituer un album Ă  partir des mĂ©dias qui ont Ă©tĂ© mis en ligne automatiquement dans le cloud, les mĂ©dias que j’ai pu capturer ou ceux de mon photographe, parce que ça m’arrive aussi de travailler avec un photographe qui va pouvoir m’envoyer en temps rĂ©el via le wifi des photos qui vont me servir Ă  illustrer mon propos. Et ensuite, la derniĂšre Ă©tape de restitution, ça va ĂȘtre de synthĂ©tiser statistiquement le travail fait en termes d’impact d’audience Ă  travers des outils qui peuvent ĂȘtre soit les interfaces statistiques natives de Twitter, de Facebook, etc.

Mais ça ne suffit pas. Soit des outils tiers. Alors pourquoi ça ne suffit pas ?

Parce qu’un Ă©vĂ©nement, ce n’est pas que l’activitĂ© du compte de l’Ă©vĂ©nement qui a de l’importance. C’est aussi la popularitĂ© gĂ©nĂ©rĂ©e par l’activitĂ© social media, en l’occurrence l’utilisation du hashtag principal par le plus grand nombre de gens possible. Donc on doit avoir une statistique sur le hashtag.

Mon rapport statistique, c’est l’activitĂ© organique du compte et l’activitĂ© autour du hashtag.

[Bryan] L’activitĂ© gĂ©nĂ©rĂ©e autour de l’Ă©vĂ©nement. C’est vrai que les plateformes vont donner de trĂšs bonnes statistiques sur le compte, sa portĂ©e, son nombre de messages, le taux d’engagement, etc. Mais ça s’arrĂȘtera lĂ .

Alors que le succĂšs de l’Ă©vĂ©nement se mesure quand mĂȘme au succĂšs du hashtag. Donc il faut vraiment avoir ces deux aspects-lĂ . Donc c’est quelque chose qui est nĂ©cessaire Ă  la fin de l’Ă©vĂ©nement.

[Olivier] Et qu’on a anticipĂ© avant. On ne se dit pas trois jours aprĂšs, tiens qu’est-ce que je vais prendre comme outil. Parce qu’aussi, le choix de l’outil est important de par son coĂ»t.

Pour le sortir, il y a des outils trÚs puissants mais aussi trÚs goûteux. Mais qui sont adaptés à certains gros événements. Par exemple, moi je collabore tous les ans avec Talkwalker qui a une solution des solutions les plus puissantes du marché.

Pour le Web2D, c’est complĂštement cohĂ©rent d’utiliser Talkwalker. Pour un Ă©vĂ©nement B2B pointu avec quelques centaines ou quelques, oui, ou un peu plus de 1000 participants, on ne va pas sortir l’arme nuclĂ©aire qu’est Talkwalker. On va utiliser des outils un peu plus dimensionnĂ©s.

[Bryan] On sort pas un bazooka pour tuer une mouche. VoilĂ .

[Gwen] TrÚs bien. Alors comment est-ce que tu conclurais cette fois en 3 mots sur cette thématique de comment relayer un événement sur les réseaux sociaux sans quack quand on est tout seul ?

[Olivier] Il faut juste se rendre compte qu’il y aura plein de problĂšmes, plein d’imprĂ©vus, plein de quack. Donc si vous n’ĂȘtes pas prĂȘt, vous allez vous laisser submerger et l’Ă©vĂ©nement sera un Ă©chec en termes de couverture social mĂ©dia. Et aussi, s’il n’y a pas eu de prĂ©paration, c’est pas la peine de se lancer.

[Gwen] Oui. C’est complĂ©mentaire.

[Olivier] Automatiquement, on va dans le mur. Ne serait-ce que pour des choses hyper basiques, juste la batterie. On voit plein d’Ă©vĂ©nements qui commencent et qui s’Ă©teignent Ă  cause des tĂ©lĂ©phones des responsables de la com qui sont sur l’Ă©vĂ©nement.

Ils n’ont plus de batterie. On l’a tous dĂ©jĂ  entendu. Je n’ai pas pu continuer, je n’avais plus de batterie.

[Bryan] Donc si on ne m’a pas Ă©coutĂ© l’Ă©pisode 2, ça peut ĂȘtre compliquĂ©.

[Gwen] TrĂšs bien. Merci Ă  vous deux.

[Bryan] Merci Gwen.

[Gwen] Merci d’ĂȘtre revenu encore une fois. J’espĂšre qu’on aura le plaisir de t’accueillir pour d’autres thĂ©matiques.

[Olivier] Un plaisir partagé.

[Gwen] Merci à tout le monde pour votre écoute. On se retrouve trÚs bientÎt pour un prochain épisode du Pod et je vous souhaite une bonne journée.

[Bryan] Une bonne journée.

[Gwen] Quelques mots avant de se quitter. Tout d’abord, vous pouvez retrouver cet Ă©pisode sur le blog de l’agence www.keepitsimple.fr rubrique podcast ou sur nos rĂ©seaux sociaux Facebook, LinkedIn, Twitter et Instagram. Ensuite, n’hĂ©sitez pas Ă  nous laisser une note sur votre plateforme d’Ă©coute prĂ©fĂ©rĂ©e et profitez-en Ă©galement pour nous faire part de vos conseils, vos impressions, nous poser vos questions ou faire une suggestion.

Qui sait, vos retours pourraient peut-ĂȘtre nous donner des idĂ©es pour nos prochains Ă©pisodes. Merci beaucoup pour cet Ă©change. Je vous dis Ă  trĂšs bientĂŽt pour un nouvel Ă©pisode du Pod.

À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivitĂ©s et associations) dans le dĂ©veloppement de leur prĂ©sence sur les mĂ©dias sociaux. Je contribue Ă©galement Ă  la stratĂ©gie de communication social media de l'agence et Ă  la crĂ©ation de nouveaux projets internes.

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