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🗣 Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux avec Olivier Dassonville (Le pOD, épisode #2)

Notes de l’Ă©pisode 2 du pOD : pour ce deuxième Ă©pisode nous avons dĂ©cidĂ© de vous parler de comment se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux sans couac. Retrouvez ci-dessous les principaux Ă©lĂ©ments abordĂ©s durant cet Ă©pisode (pour rappel, ce sont des notes ?), ainsi que diffĂ©rents liens et ressources utiles pour approfondir votre rĂ©flexion.

Vignette de l'épisode 2 du pOD, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie, proposé par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’Ă©pisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car ce sujet est souvent abordĂ© sous l’angle de la « crĂ©ation de contenu », c’est Ă  dire « Qu’est-ce que je vais raconter sur les rĂ©seaux sociaux lorsque je serais sur un Ă©vĂ©nement ? ». Or, nous trouvions cela intĂ©ressant d’en parler sur le volet « anticipation et prĂ©paration », car c’est un angle assez peu abordĂ© et nĂ©anmoins fondamental.

Sans préparation, impossible de produire du contenu pertinent.

Pour cet Ă©pisode, nous avons proposĂ© Ă  Olivier Dassonville d’intervenir en tant spĂ©cialiste de la couverture des Ă©vĂ©nements sur les rĂ©seaux sociaux. Il est notamment Ă  l’oeuvre pour relater les sorties des crĂ©atures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’Ă©quipe social media du plus grand Ă©vĂ©nement dĂ©diĂ© au numĂ©rique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

Se lancer dans la préparation

Pour débuter, la question posée à notre invité est très simple : « Si demain, je te dis de partir couvrir la présence d’une entreprise sur un événement, par quoi vas-tu commencer pour bien te préparer ? De quelles informations as-tu besoin ? Quelles sont les questions que tu te poses ? »

Avant toute chose, il est évidemment primordial de bien se préparer si l’on ne veut pas aller droit dans le mur le Jour J.

Un événement est une succession d’imprévus. Il faut se préparer pour anticiper ce qui est maitrisable, sans quoi le jour-j on se retrouve noyé par les problèmes.

Pour bien se préparer, la réflexion se porte principalement autour de 3 axes :

  • L’évĂ©nement
  • Le lieu
  • Le matĂ©riel

Axe 1 – l’Ă©vĂ©nement

Quel est le programme de l’événement ?

On peut soit le demander à son client, à l’organisateur ou bien se le procurer par ses propres moyens afin de savoir comment va se dérouler la journée :

  • quelles sont les confĂ©rences,
  • les ateliers,
  • les speakers,
  • etc.

Ce point peut paraitre trivial et basique, mais cela reste la base pour bien anticiper ce qui sera Ă  produire le jour-j.

Quels sont les partenaires et les intervenants de l’événement ?

Il est important de préparer une liste des partenaires et intervenants à l’événement, afin de faciliter la création de contenu le jour-j.

L’idĂ©al est de prĂ©parer un tableau qui recense toutes les informations dont nous aurons besoin sur place (prĂ©nom, nom, structure, identifiant des comptes Twitter, intitulĂ© exact de leur poste, etc.), mais aussi le(s) hashtags dĂ©diĂ©s, les mentions Ă  ne pas louper, etc.

Concernant les intervenants, il est nĂ©cessaire d’avoir en tĂŞte qu’ils pourront avoir du retard le jour-j. Donc ĂŞtre conscient que le programme subira certainement des changements de dernière minute, pour intervertir des confĂ©rences. Les Ă©quipes social media devront s’adapter par rapport Ă  ce qu’ils avaient prĂ©vu initialement. La notion d’anticipation permet ainsi d’être plus flexible le jour-j.

Axe 2 – Le lieu

Où l’événement se déroule-t-il ?

Il est indispensable de bien avoir en tĂŞte la configuration du lieu et de savoir si c’est l’Ă©vĂ©nement se dĂ©roulera :

  • Ă  l’intĂ©rieur : dans ce cas, la gestion est un peu plus simple du fait que l’espace soit limitĂ© et laisse moins de place aux difficultĂ©s extĂ©rieures ;
  • Ă  l’extĂ©rieur : ici, la gestion peut ĂŞtre plus compliquĂ©e, notamment en terme de mĂ©tĂ©o. L’évĂ©nement ou une partie de l’évĂ©nement peut ĂŞtre annulĂ© Ă  cause de la mĂ©tĂ©o.

C’est un point Ă  prendre en considĂ©ration, qui aura aussi un impact sur le choix du matĂ©riel.

Y a-t-il une connexion internet ?

En fonction du lieu, il faut se renseigner afin de savoir s’il y a une connexion internet privĂ©e pour l’organisation. Il n’y a pas nĂ©cessairement une connexion dans tous les lieux et elle n’est pas forcĂ©ment privĂ©e.

Dans les espaces publics, l’accès au wifi est souvent ouvert. Cependant, le dĂ©bit n’est pas suffisant pour travailler convenablement. Il est donc prĂ©fĂ©rable de ne pas compter sur cette option.

L’utilisation de votre propre 4G est certainement la meilleure option, puisque vous serez autonome sur ce point. Néanmoins, il vous faudra investir dans un forfait professionnel avec une connexion qui vous permettra de travailler correctement pendant tout l’événement.

À noter : Faire un test avec Speed Test en amont dans les différentes salles de l’événement.

Quels sont les meilleurs points de vues ?

Quand on s’occupe de la couverture d’un événement, surtout quand c’est pour l’organisateur lui-même, il est important de trouver en amont les meilleurs points de vue, afin de faire les meilleurs prises le jour-j.

Pour l’organisateur, il faut être à minima supérieur au meilleur contributeur du public. Il faut être au-dessus de la masse.

Dit autrement, il est important que l’Ă©quipe social media de l’organisation produise des contenus qu’aucun participant ne sera en mesure de produire. Apporter de la valeur ajoutĂ©e, des aperçus des coulisses, des visuels qui valorise l’ambiance de l’Ă©vĂ©nement, etc.

Quand l’évĂ©nement a lieu en extĂ©rieur, il faut anticiper et repĂ©rer les parcours, solliciter l’accès Ă  des terrasses, ou mĂŞme un toit. Ils sont souvent fermĂ© au public le temps de la reprĂ©sentation.

Ce que je vais montrer, je dois être un des seuls à pouvoir le montrer. C’est ce qu’attend le public.

Quelles sont les conditions d’accès ?

Il est indispensable d’avoir un accès libre sur tout l’événement. Le jour-j il n’y a pas de temps à perdre à se faire arrêter par la sécurité. Il faut donc avoir une grande liberté de circulation au sein de l’événement. Pour cela, il est donc primordial de bénéficier des autorisations nécessaires et de pouvoir être identifié comme membre du staff.

Axe 3 – Le matĂ©riel

Quel matériel utiliser ? 

Pour avoir un rendu qualitatif il n’y a pas de secret, il faut investir.

Le matériel doit être étanche, puisque comme nous l’avons déjà vu, la météo est imprévisible et que sans matériel on ne peut plus travailler.

Les « pochettes de protection » que l’on trouve dans le commerce pour les tĂ©lĂ©phones n’est pas adaptĂ©, puisqu’il faut ĂŞtre rĂ©actif et avoir la dextĂ©ritĂ© suffisante pour produire du contenu rapidement. Pour ceux qui n’ont pas de tĂ©lĂ©phone Ă©tanche pour filmer, il est possible d’utiliser une Go Pro ou autre camĂ©ra, mais cela nĂ©cessitera une gymnastique supplĂ©mentaire. Investir dans un Ă©quipement de qualitĂ© permet de faciliter l’utilisation technique. 

Il est également impératif d’avoir des batteries externes qualitatives. Comme nous l’avons déjà dit précédemment, il vaut mieux être complètement autonome avec de grosses batteries, afin d’être sûr de ne pas se retrouver en panne, au risque de devoir arrêter la couverture là.

Oubliez les batteries que l’on trouve chez les grossistes, privilĂ©giez des batteries qui vous donneront des dizaines d’heures d’autonomie.

Une dernière chose essentielle concernant le matĂ©riel, il faut toujours le tester et s’entraĂ®ner Ă  l’utiliser avant le jour-j. Nombreux sont ceux qui se retrouvent Ă  utiliser un stabilisateur ou une camĂ©ra pour la première fois et qui ne s’en sortent pas et se retrouvent Ă  ne finalement pas pouvoir s’en servir.

Pour conclure

Cette phase de préparation peut être plus ou moins longue en fonction de si l’on connaît bien le lieu ou non et de si l’on pense à poser les bonnes questions en amont.

Nous retenons trois grands axes pour cette phase de préparation :

  • Le repĂ©rage physique du lieu.
  • La prĂ©paration relative au contenu
  • La capacitĂ© Ă  connaĂ®tre et Ă  pouvoir utiliser son matĂ©riel.

Voici un mĂ©mo fort utile Ă  garder sous le coude au moment pour prĂ©parer votre prochaine couverture d’Ă©vĂ©nements ?

Infographie - Checklist pour se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux

Infographie – Checklist pour se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/preparation-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-2-741298">Keep it Simple - Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #2)</a>

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Ă€ propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivités et associations) dans le développement de leur présence sur les médias sociaux. Je contribue également à la stratégie de communication social media de l'agence et à la création de nouveaux projets internes.

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