🗣 Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux avec Olivier Dassonville (Le pOD, épisode #2)

Notes de l’épisode 2 du pOD : pour ce deuxième épisode nous avons décidé de vous parler de comment se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux sans couac. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes ?), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Ecouter l’épisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car ce sujet est souvent abordé sous l’angle de la « création de contenu », c’est à dire « Qu’est-ce que je vais raconter sur les réseaux sociaux lorsque je serais sur un événement ? ». Or, nous trouvions cela intéressant d’en parler sur le volet « anticipation et préparation », car c’est un angle assez peu abordé et néanmoins fondamental.

Sans préparation, impossible de produire du contenu pertinent.

Pour cet épisode, nous avons proposé à Olivier Dassonville d’intervenir en tant spécialiste de la couverture des événements sur les réseaux sociaux. Il est notamment à l’oeuvre pour relater les sorties des créatures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’équipe social media du plus grand événement dédié au numérique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

• Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
• Bryan, co-fondateur Ouest Digital
• Olivier, social media strategist (invité), que vous pouvez retrouver sur :
  • Twitter, où il est plus connu sous le pseudo « The Dark Pixel »
  • Linkedin

Se lancer dans la préparation

Pour débuter, la question posée à notre invité est très simple : « Si demain, je te dis de partir couvrir la présence d’une entreprise sur un événement, par quoi vas-tu commencer pour bien te préparer ? De quelles informations as-tu besoin ? Quelles sont les questions que tu te poses ? »

Avant toute chose, il est évidemment primordial de bien se préparer si l’on ne veut pas aller droit dans le mur le Jour J.

Un événement est une succession d’imprévus. Il faut se préparer pour anticiper ce qui est maitrisable, sans quoi le jour-j on se retrouve noyé par les problèmes.

Pour bien se préparer, la réflexion se porte principalement autour de 3 axes :

Axe 1 – l’événement

Quel est le programme de l’événement ?

On peut soit le demander à son client, à l’organisateur ou bien se le procurer par ses propres moyens afin de savoir comment va se dérouler la journée :

• quelles sont les conférences,
• les ateliers,
• les speakers,
• etc.

Ce point peut paraitre trivial et basique, mais cela reste la base pour bien anticiper ce qui sera à produire le jour-j.

Quels sont les partenaires et les intervenants de l’événement ?

Il est important de préparer une liste des partenaires et intervenants à l’événement, afin de faciliter la création de contenu le jour-j.

L’idéal est de préparer un tableau qui recense toutes les informations dont nous aurons besoin sur place (prénom, nom, structure, identifiant des comptes Twitter, intitulé exact de leur poste, etc.), mais aussi le(s) hashtags dédiés, les mentions à ne pas louper, etc.

Concernant les intervenants, il est nécessaire d’avoir en tête qu’ils pourront avoir du retard le jour-j. Donc être conscient que le programme subira certainement des changements de dernière minute, pour intervertir des conférences. Les équipes social media devront s’adapter par rapport à ce qu’ils avaient prévu initialement. La notion d’anticipation permet ainsi d’être plus flexible le jour-j.

Axe 2 – Le lieu

Où l’événement se déroule-t-il ?

Il est indispensable de bien avoir en tête la configuration du lieu et de savoir si c’est l’événement se déroulera :

• à l’intérieur : dans ce cas, la gestion est un peu plus simple du fait que l’espace soit limité et laisse moins de place aux difficultés extérieures ;
• à l’extérieur : ici, la gestion peut être plus compliquée, notamment en terme de météo. L’événement ou une partie de l’événement peut être annulé à cause de la météo.

C’est un point à prendre en considération, qui aura aussi un impact sur le choix du matériel.

Y a-t-il une connexion internet ?

En fonction du lieu, il faut se renseigner afin de savoir s’il y a une connexion internet privée pour l’organisation. Il n’y a pas nécessairement une connexion dans tous les lieux et elle n’est pas forcément privée.

Dans les espaces publics, l’accès au wifi est souvent ouvert. Cependant, le débit n’est pas suffisant pour travailler convenablement. Il est donc préférable de ne pas compter sur cette option.

L’utilisation de votre propre 4G est certainement la meilleure option, puisque vous serez autonome sur ce point. Néanmoins, il vous faudra investir dans un forfait professionnel avec une connexion qui vous permettra de travailler correctement pendant tout l’événement.

À noter : Faire un test avec Speed Test en amont dans les différentes salles de l’événement.

Quels sont les meilleurs points de vues ?

Quand on s’occupe de la couverture d’un événement, surtout quand c’est pour l’organisateur lui-même, il est important de trouver en amont les meilleurs points de vue, afin de faire les meilleurs prises le jour-j.

Pour l’organisateur, il faut être à minima supérieur au meilleur contributeur du public. Il faut être au-dessus de la masse.

Dit autrement, il est important que l’équipe social media de l’organisation produise des contenus qu’aucun participant ne sera en mesure de produire. Apporter de la valeur ajoutée, des aperçus des coulisses, des visuels qui valorise l’ambiance de l’événement, etc.

Quand l’événement a lieu en extérieur, il faut anticiper et repérer les parcours, solliciter l’accès à des terrasses, ou même un toit. Ils sont souvent fermé au public le temps de la représentation.

Ce que je vais montrer, je dois être un des seuls à pouvoir le montrer. C’est ce qu’attend le public.

Quelles sont les conditions d’accès ?

Il est indispensable d’avoir un accès libre sur tout l’événement. Le jour-j il n’y a pas de temps à perdre à se faire arrêter par la sécurité. Il faut donc avoir une grande liberté de circulation au sein de l’événement. Pour cela, il est donc primordial de bénéficier des autorisations nécessaires et de pouvoir être identifié comme membre du staff.

Axe 3 – Le matériel

Quel matériel utiliser ? 

Pour avoir un rendu qualitatif il n’y a pas de secret, il faut investir.

Le matériel doit être étanche, puisque comme nous l’avons déjà vu, la météo est imprévisible et que sans matériel on ne peut plus travailler.

Les « pochettes de protection » que l’on trouve dans le commerce pour les téléphones n’est pas adapté, puisqu’il faut être réactif et avoir la dextérité suffisante pour produire du contenu rapidement. Pour ceux qui n’ont pas de téléphone étanche pour filmer, il est possible d’utiliser une Go Pro ou autre caméra, mais cela nécessitera une gymnastique supplémentaire. Investir dans un équipement de qualité permet de faciliter l’utilisation technique. 

Il est également impératif d’avoir des batteries externes qualitatives. Comme nous l’avons déjà dit précédemment, il vaut mieux être complètement autonome avec de grosses batteries, afin d’être sûr de ne pas se retrouver en panne, au risque de devoir arrêter la couverture là.

Oubliez les batteries que l’on trouve chez les grossistes, privilégiez des batteries qui vous donneront des dizaines d’heures d’autonomie.

Une dernière chose essentielle concernant le matériel, il faut toujours le tester et s’entraîner à l’utiliser avant le jour-j. Nombreux sont ceux qui se retrouvent à utiliser un stabilisateur ou une caméra pour la première fois et qui ne s’en sortent pas et se retrouvent à ne finalement pas pouvoir s’en servir.

Pour conclure

Cette phase de préparation peut être plus ou moins longue en fonction de si l’on connaît bien le lieu ou non et de si l’on pense à poser les bonnes questions en amont.

Nous retenons trois grands axes pour cette phase de préparation :

• Le repérage physique du lieu.
• La préparation relative au contenu
• La capacité à connaître et à pouvoir utiliser son matériel.

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude au moment pour préparer votre prochaine couverture d’événements ?

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<img src="https://www.keepitsimple.fr/wp-content/uploads/2019/11/infographie-preparation-evenement-reseaux-sociaux-683x1024.png" alt="Infographie - 3 étapes pour se préparer à relayer un événement sur les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital" />
Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/preparation-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-2-741298">Keep it Simple - Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #2)</a>

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