📧 Comment faire un publipostage dans Gmail avec Google Drive ?

Qui n’a jamais souhaité réaliser un publipostage dans Gmail, comme il est possible de le faire avec Word et Excel ? L’avantage de cette technique est la personnalisation des correspondances. Ce qui représente un gain de productivité non négligeable en entreprise, mais également un engagement plus fort avec les destinataires. Je vais donc vous présenter un outil dont je ne peux aujourd’hui plus me passer.

C’est à la lecture du blog de Thierry Vanoffe que j’ai découvert « Yet Another Mail Merge » (YAMM) qui permet de réaliser du publipostage via Gmail.

YAMM est un module complémentaire pour Google Drive qui s’installe de la même façon que celui que j’ai présenté pour collecter des tweets dans un document. Il s’installe grâce à ce lien depuis le Chrome Web Store. Tout se passe ensuite dans Gmail et dans un une feuille de calcul Google Drive (Google Sheets).

A mon sens, cet outil va ravir les blogueurs, les freelances, les startups/PME, les enseignants, etc (voir ses usages potentiels à la toute fin de l’article). Pourquoi ? Parce qu’il permet d’éviter d’utiliser des outils plus lourds (mais plus puissants, certes) d’emailing marketing comme Mailchimp, Aweber, etc. Ces derniers nécessitent bien souvent des compétences techniques à la mise en place (configuration SPF/DKIM pour optimiser la délivrabilité, création du formulaire d’opt-in, etc.) pour en tirer la puissance de l’outil.

YAMM est ainsi plus souple et rapide à maitriser, notamment pour des petits envois. Cependant, si vos besoins sont précis et vos destinataires sont nombreux, il faudra vous tourner vers les solutions précédemment citées. J’utilise d’ailleurs Mailchimp pour l’envoi de ma lettre de veille quotidienne.

Avec YAMM, finis l’envoi de mails impersonnels, générant peu d’engagement et de conversations. En bonus, les mails sont trackés. Vous saurez donc si le destinataire a ouvert ou non le mail 😉

YAMM, un outil puissant de publipostage pour Gmail

YAMM a été développé par Romain Vialard et revendique 350 000 utilisateurs (dont Airbnb, Uber, The Economist,…) pour 700 000 emails envoyés par jour. Avant de poursuivre, sachez qu’il sera possible de l’utiliser en version gratuite dans une limite de 50 envois personnalisés par jour. Si vous souhaitez passer à une version premium et augmenter le quota de mails envoyés, vous pouvez consulter la page des tarifs.

Cet outil de personnalisation d’email ne vous demandera aucune compétence en HTML :

1. vous écrivez votre mail directement dans Gmail ;
2. vous précisez dans votre mail les champs de fusion <<VotreChamp>> auxquels faire appel. Ces champs de fusion correspondent aux étiquettes des colonnes de votre feuille Google Sheets ;
3. vous sauvegardez le brouillon dans Gmail ;
4. vous compilez les informations dans votre feuille de calcul ;
5. vous envoyez vos emails personnalisés depuis votre feuille de calcul ;
6. vous suivez l’ouverture des emails par vos destinataires 🙂

Je ne vais pas rentrer dans un pas-à-pas d’utilisation de l’outil, la vidéo réalisée par l’éditeur est complète et pédagogique :

Les fonctionnalités qui rendent puissant le publipostage dans Gmail

Au-delà de son utilisation « de base » bien illustrée par la vidéo précédente, il y a plusieurs fonctionnalités qui rendent l’outil incontournable.

Premièrement, YAMM rend possible l’utilisation d’un alias. Ainsi, vous pourrez envoyer depuis votre adresse en @gmail.com ou depuis votre en @votredomaine.com :

Il est également possible d’ajouter plusieurs destinataires dans votre colonne d’adresses mails, en séparant ces dernières par une virgule. A noter que dans ce cas, le tracking à l’ouverture s’exécutera à la première ouverture de l’email, sans vous donner plus de précisions sur l’identité. Mais cette fonctionnalité est relativement utile si vous devez correspondre avec deux personnes en même temps.

Vous pouvez également ajouter des destinataires en copie (cc) ou en copie cachée (Bcc) avec des colonnes « cc » ou « Bcc ». Il est aussi possible de mettre plusieurs destinataires dans ces champs avec une virgule. Je me sers d’ailleurs beaucoup de cette fonctionnalité pour échanger avec mes étudiants sur l’avancée de leurs travaux, en mettant le responsable pédagogique en copie de nos échanges.

Une colonne nommée « Attachment » vous permettra d’ajouter une ou plusieurs PJ à vos emails. Dans cette colonne, il faudra intégrer le lien URL de votre pièce jointe (ou plusieurs séparés par une virgule).

Notez que cette fonctionnalité peut s’avérer utile si vous la combinez avec l’une des dernières fonctionnalités de Google Drive : la gestion des versions. En effet, l’import d’une nouvelle version d’un document (PDF par exemple) ne change pas le lien URL du document dans Drive. Ainsi, entre le moment où vous avez préparé votre mail et le moment où il est lu, vous avez toute latitude pour mettre ce dernier à jour sans envoyer un nouveau mail à votre destinataire.

Dans les autres fonctionnalités que j’affectionne, vous pourrez aussi :

Enfin, petite astuce pour garder le tracking « actif » : une fois vos mails envoyés, n’ouvrez pas ce dernier dans votre dossier « messages envoyés » de Gmail. Ce sans quoi YAMM interprétera le mail comme ouvert. Pour information, le tracking fonctionne (comme pour la majorité des outils) via l’intégration d’un .gif invisible.

Les emojis reconnus par YAMM

Pour attirer l’attention dans vos objets de mail ou pour mettre en forme les textes de vos emailings, vous êtes sûrement amenés à recourir aux emojis. Leur côté coloré et chaleureux amène une proximité forte avec vos lecteurs, tout en maximisant votre taux d’ouverture.

Tous les emojis ne fonctionnent dans Yet Another Mail Merge. Voici la liste des émoticônes qui fonctionnent et que vous pouvez utiliser dans vos campagnes emails (vous pouvez les utiliser en les copiant-collant) :

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Pourquoi envoyer des mails via un publipostage ?

Enfin, pour clôturer ce billet, voici quelques cas d’usage que j’ai pu rencontrer (ou imaginer !) depuis que j’utilise YAMM :

Vous trouvez un autre intérêt à envoyer des mails avec l’extension YAMM ? N’hésitez pas à contribuer en commentant cet article 😉

▷▷ Installer YAMM