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Couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #4)

Notes de l’épisode 4 du pOD : pour ce quatrième épisode, abordons ensemble la couverture un événement sur les réseaux sociaux le jour-j… lorsque l’on est tout seul. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Vignette de l'épisode 4 du pOD, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie, proposé par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’épisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement pour compléter notre épisode n°2 qui avait pour thématique « Comment se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux ? ». Nous avons donc déjà abordé la préparation en amont de l’événement. Cette fois, focalisons nous sur le jour-j et les bons réflexes à adopter.

Pour cet épisode, nous avons proposé à Olivier Dassonville d’intervenir à nouveau. Pour rappel, il est à l’oeuvre pour relater les sorties des créatures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’équipe social media du plus grand événement dédié au numérique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

  • Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
  • Bryan, co-fondateur Ouest Digital
  • Olivier, social media strategist (invité), que vous pouvez retrouver sur :
    • Twitter, où il est plus connu sous le pseudo « The Dark Pixel »
    • Linkedin

Pour débuter, la question posée à notre invité est très simple : « C’est le jour J, tu arrives sur le lieu de l’événement : qu’est-ce que tu fais ? Quels sont tes premiers réflexes ? »

Avant toute chose, il est évidemment primordial de vérifier que l’on ait bien tout son matériel et qu’il est bien chargé. Trivial, mais fondamental !

Pour bien couvrir un événement le jour-j, la méthodologie se décline principalement en 3 temps :

  1. Le lancement
  2. La journée
  3. La clôture

Temps 1 – Se préparer au lancement

L’heure d’arrivée sur l’événement

J’ai tendance à me laisser une bonne heure ou une heure et demie avant le début de l’événement. On ne peut pas se permettre de se retrouver à faire la queue avec les participants pour récupérer son badge alors que les conférences commencent. – Olivier

Le téléphone : silencieux, vibreur, sonnerie ?

Lors d’un événement, il faut éviter d’avoir son téléphone qui sonne ou même qui vibre, au risque de gâcher le film d’une vidéo. Il est donc primordial de le mettre en silencieux, sans vibreur

Pour les échanges, le plus simple sera d’échanger par messages avec les équipes.

La connexion aux réseaux sociaux de l’événement

Il est important de vérifier que l’on ait bien tous les mots de passe nécessaires. Et surtout que l’on est bien connecté à tous les comptes utiles pour l’événement. Pour se mettre dans de bonnes conditions, afin de réduire le stress.

En bref, éviter la situation suivante, régulièrement vécue par des CM peu préparés :

L’événement commence. Je commence à tweeter et là je me rends compte que je le fais avec mon compte personnel.

Temps 2 – Gérer son temps le Jour J

Optimiser son temps au maximum

Dans le feu de l’action, il n’est pas possible de perdre du temps avec des détails techniques. Le temps passe très vite et chaque seconde compte.

Par exemple, il faut anticiper la charge du matériel. L’idéal est de prévoir du matériel à charge rapide et de travailler sur 2 téléphones. Il n’est en effet pas envisageable de devoir brancher trop longtemps son téléphone pendant l’événement (pour éviter la surchauffe).

Est-il possible de prendre le temps de créer des contenus longs ? (articles, vidéos)

Globalement, on est toute la journée en flux tendu sur un événement. Bien souvent, l’organisateur demande aux équipes social media de faire des interviews des speakers ou de partenaires. Idéalement, il faut le faire pendant les pauses, afin d’être de nouveau opérationnel au moment où les conférences reprennent.

Attention toutefois à bien se tenir informé des éventuels changements sur l’organisation générale. Car ces informations sont généralement données pendant les temps de pause. Si l’on n’est pas attentif à ce genre d’annonce, toute notre organisation peut tomber à l’eau.

Comment éviter le plus possible les couacs ?

La seule façon d’éviter le plus possible les problèmes, c’est de s’être bien préparé en amont. Nous en parlions d’ailleurs dans l’épisode 2. Le jour-j, il faut être en mode « pilote automatique » pour travailler sans réfléchir. On n’a plus le temps de se poser des questions ou de réfléchir à quoique ce soit.

Et surtout, si on s’est bien préparé on laisse moins de place à l’imprévu.

Il faut partir du principe que ce qu’on avait prévu va forcément changer – Olivier

Y-a-t il une organisation spécifique à suivre le jour-j et pourquoi ?

Il y a des moments clés qu’on ne peut pas louper. Si on les loupe, on a loupé notre journée.

Ces moments clés sont normalement identifiés lors de la préparation (cf. épisode 2). Par exemple, le lancement est évidemment à ne pas manquer :

Pour le discours inaugural j’ai tendance à faire un live. Pourquoi ? Parce que ça me donne l’opportunité de déclencher les notifications et d’amorcer l’événement sur les réseaux sociaux pour la journée. – Olivier

Comment gérer les interactions du public sur les comptes de l’événement ?

On ne peut pas laisser les interlocuteurs sans réponse. Il va donc falloir s’organiser avec les équipes pour savoir qui doit traiter ces interactions. Le plus souvent il s’agit d’une personne dédiée, qui est donc missionnée pour s’en occuper. 

Difficile pour une personne de réaliser à la fois la couverture et les réponses aux questions sur les réseaux sociaux.

Temps 3 – Clôturer l’événement

Comment clôturer la journée ?

On va commencer par remercier les partenaires, les speakers, le public, les bénévoles… Il est assez courant de faire une petite photo de fin pour bien conclure.

Le lendemain on va pouvoir constituer un dossier avec tous les fichiers créés le Jour J (photos, vidéos…). Que l’on enverra ensuite au client. Généralement le dossier est assez volumineux. 

Et après l’événement ?

Et surtout, on va synthétiser statistiquement le travail fait en termes d’impact d’audience.

Pour cela, on peut utiliser les interfaces statistiques natives de Twitter ou de Facebook. Ou bien, si on souhaite avoir plus de détails, on peut utiliser des outils tiers. On ne va pas seulement regarder l’activité du compte de l’événement, mais aussi la popularité générée par l’activité social media.

Le succès de l’événement se mesure aussi par le succès du hashtag.

Pour conclure

Afin de réussir la couverture d’un événement quand on est seul, il est ainsi primordial de :

  • Arriver en avance : Pour se laisser du temps de mise en route avant le lancement de l’événement.
  • Suivre l’organisation générale : Pour ne manquer aucun temps fort… et aucune modifications de dernière minute.
  • Rester flexible : Puisque de toute façon, ce que l’on avait prévu va changer 😉 (parfois seulement à la marge, mais quand même !).

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à structurer votre veille sur internet 😉

Infographie - Checklist pour couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital

Infographie – Checklist pour couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/couvrir-seul-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-4-845710">Keep it Simple - Couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #4)</a>

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À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivités et associations) dans le développement de leur présence sur les médias sociaux. Je contribue également à la stratégie de communication social media de l'agence et à la création de nouveaux projets internes.

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