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🗣 Couvrir tout seul un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux (Le pOD, Ă©pisode #4)

Notes de l’épisode 4 du pOD : pour ce quatriĂšme Ă©pisode, abordons ensemble la couverture un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux le jour-j
 lorsque l’on est tout seul. Retrouvez ci-dessous les principaux Ă©lĂ©ments abordĂ©s durant cet Ă©pisode (pour rappel, ce sont des notes ?), ainsi que diffĂ©rents liens et ressources utiles pour approfondir votre rĂ©flexion.

Vignette de l'Ă©pisode 4 du pOD, le podcast qui dĂ©cortique les problĂ©matiques des mĂ©dias sociaux avec une dose de stratĂ©gie, proposĂ© par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’Ă©pisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement pour complĂ©ter notre Ă©pisode n°2 qui avait pour thĂ©matique « Comment se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux ? ». Nous avons donc dĂ©jĂ  abordĂ© la prĂ©paration en amont de l’Ă©vĂ©nement. Cette fois, focalisons nous sur le jour-j et les bons rĂ©flexes Ă  adopter.

Pour cet Ă©pisode, nous avons proposĂ© Ă  Olivier Dassonville d’intervenir Ă  nouveau. Pour rappel, il est Ă  l’oeuvre pour relater les sorties des crĂ©atures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’équipe social media du plus grand Ă©vĂ©nement dĂ©diĂ© au numĂ©rique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet Ă©pisode de podcast sont donc :

  • Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
  • Bryan, co-fondateur Ouest Digital
  • Olivier, social media strategist (invitĂ©), que vous pouvez retrouver sur :
    • Twitter, oĂč il est plus connu sous le pseudo « The Dark Pixel »
    • Linkedin

Pour dĂ©buter, la question posĂ©e Ă  notre invitĂ© est trĂšs simple : « C’est le jour J, tu arrives sur le lieu de l’évĂ©nement : qu’est-ce que tu fais ? Quels sont tes premiers rĂ©flexes ? »

Avant toute chose, il est Ă©videmment primordial de vĂ©rifier que l’on ait bien tout son matĂ©riel et qu’il est bien chargĂ©. Trivial, mais fondamental !

Pour bien couvrir un événement le jour-j, la méthodologie se décline principalement en 3 temps :

  1. Le lancement
  2. La journée
  3. La clĂŽture

Temps 1 – Se prĂ©parer au lancement

L’heure d’arrivĂ©e sur l’évĂ©nement

J’ai tendance Ă  me laisser une bonne heure ou une heure et demie avant le dĂ©but de l’Ă©vĂ©nement. On ne peut pas se permettre de se retrouver Ă  faire la queue avec les participants pour rĂ©cupĂ©rer son badge alors que les confĂ©rences commencent. – Olivier

Le téléphone : silencieux, vibreur, sonnerie ?

Lors d’un Ă©vĂ©nement, il faut Ă©viter d’avoir son tĂ©lĂ©phone qui sonne ou mĂȘme qui vibre, au risque de gĂącher le film d’une vidĂ©o. Il est donc primordial de le mettre en silencieux, sans vibreur. 

Pour les Ă©changes, le plus simple sera d’échanger par messages avec les Ă©quipes.

La connexion aux rĂ©seaux sociaux de l’évĂ©nement

Il est important de vĂ©rifier que l’on ait bien tous les mots de passe nĂ©cessaires. Et surtout que l’on est bien connectĂ© Ă  tous les comptes utiles pour l’évĂ©nement. Pour se mettre dans de bonnes conditions, afin de rĂ©duire le stress.

En bref, éviter la situation suivante, réguliÚrement vécue par des CM peu préparés :

L’évĂ©nement commence. Je commence Ă  tweeter et lĂ  je me rends compte que je le fais avec mon compte personnel.

Temps 2 – GĂ©rer son temps le Jour J

Optimiser son temps au maximum

Dans le feu de l’action, il n’est pas possible de perdre du temps avec des dĂ©tails techniques. Le temps passe trĂšs vite et chaque seconde compte.

Par exemple, il faut anticiper la charge du matĂ©riel. L’idĂ©al est de prĂ©voir du matĂ©riel Ă  charge rapide et de travailler sur 2 tĂ©lĂ©phones. Il n’est en effet pas envisageable de devoir brancher trop longtemps son tĂ©lĂ©phone pendant l’évĂ©nement (pour Ă©viter la surchauffe).

Est-il possible de prendre le temps de créer des contenus longs ? (articles, vidéos)

Globalement, on est toute la journĂ©e en flux tendu sur un Ă©vĂ©nement. Bien souvent, l’organisateur demande aux Ă©quipes social media de faire des interviews des speakers ou de partenaires. IdĂ©alement, il faut le faire pendant les pauses, afin d’ĂȘtre de nouveau opĂ©rationnel au moment oĂč les confĂ©rences reprennent.

Attention toutefois Ă  bien se tenir informĂ© des Ă©ventuels changements sur l’organisation gĂ©nĂ©rale. Car ces informations sont gĂ©nĂ©ralement donnĂ©es pendant les temps de pause. Si l’on n’est pas attentif Ă  ce genre d’annonce, toute notre organisation peut tomber Ă  l’eau.

Comment Ă©viter le plus possible les couacs ?

La seule façon d’éviter le plus possible les problĂšmes, c’est de s’ĂȘtre bien prĂ©parĂ© en amont. Nous en parlions d’ailleurs dans l’épisode 2. Le jour-j, il faut ĂȘtre en mode « pilote automatique » pour travailler sans rĂ©flĂ©chir. On n’a plus le temps de se poser des questions ou de rĂ©flĂ©chir Ă  quoique ce soit.

Et surtout, si on s’est bien prĂ©parĂ© on laisse moins de place Ă  l’imprĂ©vu.

Il faut partir du principe que ce qu’on avait prĂ©vu va forcĂ©ment changer – Olivier

Y-a-t il une organisation spécifique à suivre le jour-j et pourquoi ?

Il y a des moments clĂ©s qu’on ne peut pas louper. Si on les loupe, on a loupĂ© notre journĂ©e.

Ces moments clés sont normalement identifiés lors de la préparation (cf. épisode 2). Par exemple, le lancement est évidemment à ne pas manquer :

Pour le discours inaugural j’ai tendance Ă  faire un live. Pourquoi ? Parce que ça me donne l’opportunitĂ© de dĂ©clencher les notifications et d’amorcer l’évĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux pour la journĂ©e. – Olivier

Comment gĂ©rer les interactions du public sur les comptes de l’évĂ©nement ?

On ne peut pas laisser les interlocuteurs sans rĂ©ponse. Il va donc falloir s’organiser avec les Ă©quipes pour savoir qui doit traiter ces interactions. Le plus souvent il s’agit d’une personne dĂ©diĂ©e, qui est donc missionnĂ©e pour s’en occuper. 

Difficile pour une personne de réaliser à la fois la couverture et les réponses aux questions sur les réseaux sociaux.

Temps 3 – ClĂŽturer l’évĂ©nement

Comment clÎturer la journée ?

On va commencer par remercier les partenaires, les speakers, le public, les bĂ©nĂ©voles… Il est assez courant de faire une petite photo de fin pour bien conclure.

Le lendemain on va pouvoir constituer un dossier avec tous les fichiers crĂ©Ă©s le Jour J (photos, vidĂ©os
). Que l’on enverra ensuite au client. GĂ©nĂ©ralement le dossier est assez volumineux. 

Et aprĂšs l’Ă©vĂ©nement ?

Et surtout, on va synthĂ©tiser statistiquement le travail fait en termes d’impact d’audience.

Pour cela, on peut utiliser les interfaces statistiques natives de Twitter ou de Facebook. Ou bien, si on souhaite avoir plus de dĂ©tails, on peut utiliser des outils tiers. On ne va pas seulement regarder l’activitĂ© du compte de l’évĂ©nement, mais aussi la popularitĂ© gĂ©nĂ©rĂ©e par l’activitĂ© social media.

Le succĂšs de l’évĂ©nement se mesure aussi par le succĂšs du hashtag.

Pour conclure

Afin de rĂ©ussir la couverture d’un Ă©vĂ©nement quand on est seul, il est ainsi primordial de :

  • Arriver en avance : Pour se laisser du temps de mise en route avant le lancement de l’Ă©vĂ©nement.
  • Suivre l’organisation gĂ©nĂ©rale : Pour ne manquer aucun temps fort
 et aucune modifications de derniĂšre minute.
  • Rester flexible : Puisque de toute façon, ce que l’on avait prĂ©vu va changer 😉 (parfois seulement Ă  la marge, mais quand mĂȘme !).

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à structurer votre veille sur internet ?

Infographie - Checklist pour couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital

Infographie – Checklist pour couvrir tout seul un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/couvrir-seul-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-4-845710">Keep it Simple - Couvrir tout seul un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #4)</a>

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À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivitĂ©s et associations) dans le dĂ©veloppement de leur prĂ©sence sur les mĂ©dias sociaux. Je contribue Ă©galement Ă  la stratĂ©gie de communication social media de l'agence et Ă  la crĂ©ation de nouveaux projets internes.

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