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📅 Gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #5)

Notes de l’épisode 5 du pOD : pour ce cinquième épisode, nous échangeons ensemble sur la question du planning éditorial pour les réseaux sociaux. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes ;-)), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Vignette de l'épisode 5 du pOD, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie, proposé par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’Ă©pisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car c’est un sujet qui, selon nous, est la base quand on gère la communication d’une marque sur différents médias sociaux. 

C’est notre base de travail, celle qui nous rappelle que l’on a des publications en attente de préparation ou de validation. Celle qui va nous donner une vision sur la semaine, le mois ou l’année à venir, de notre communication sur les médias sociaux.

Les intervenants sur cet Ă©pisode de podcast sont :

  • Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
  • Bryan, co-fondateur Ouest Digital

Axe 1 – IntĂ©rĂŞts et usage d’un planning Ă©ditorial 

Un planning Ă©dito est avant tout un outil de gestion de projet Ă©ditorial : il prĂ©sente ce que l’on prĂ©voit de dire et quand, puis ce que l’on doit produire et pour quel rĂ©seau social. On insiste vraiment sur le cĂ´tĂ© gestion de projet, car c’est la condition sine qua non de la rĂ©ussite et de la durabilitĂ© de vos prises de paroles sur les rĂ©seaux sociaux.

C’est également une plateforme de dialogue au sein de l’équipe projet. Ce point est d’ailleurs fondamental.

Son objectif : avoir un suivi global de l’état d’avancement de la production, respecter les Ă©chĂ©ances et assurer la bonne qualitĂ© de la production.

C’est quelque chose qui est au coeur du quotidien du community manager. Au-delĂ  du suivi global de l’état d’avancement de la production, il permet aussi de respecter les Ă©chĂ©ances et la qualitĂ© des contenus. – Bryan 

Ne pas confondre : le planning Ă©dito n’est pas un calendrier des temps forts Ă  l’annĂ©e (le calendrier des temps forts de l’annĂ©e est lĂ  pour identifier des opportunitĂ©s de prises de paroles des marques). 

Le planning Ă©ditorial est Ă©galement essentiel pour un community manager puisqu’il permet d’assurer une prĂ©sence durable sur le long terme, sur les rĂ©seaux sociaux. Il assure une efficacitĂ© dans la prise de paroles en garantissant le respect de plusieurs bonnes pratiques :

  • La rĂ©gularitĂ© et la frĂ©quence de publication,
  • La diversitĂ© des formats et des sujets,
  • Le timing pour publier au bon moment.

Sans planning Ă©ditorial, on ne peut pas dĂ©ployer sa stratĂ©gie sur les rĂ©seaux sociaux Ă  long terme. – Bryan

C’est pourquoi le planning édito n’est ni plus ni moins qu’un outil de gestion de projet éditorial, qui nous accompagne durant les différentes étapes de la phase de production des contenus. Chez Ouest Digital, on identifie 8 grandes étapes de production :

  1. Choisir le sujet
  2. Formaliser le(s) objectif(s) de la publication
  3. PrĂ©ciser l’angle Ă  adopter (le mode de traitement de l’information)
  4. Définir le format de la publication (image, vidéo, lien, etc.)
  5. Identifier le jour de publication
  6. Créer l’accroche de la publication (texte qui accompagne le contenu)
  7. Faire valider la publication par le client
  8. Programmer (ou publier) le contenu

Il permet d’avoir une vue macro, sur le long terme, des prises de paroles et ce, par rĂ©seau social. Ça permet d’éviter de s’Ă©parpiller, de garantir une homogĂ©nĂ©itĂ© et une cohĂ©rence dans les contenus.

Ce sujet n’est en effet pas Ă  prendre Ă  la lĂ©gère en production, surtout lorsque l’on est plusieurs sur le projet et avec diffĂ©rents niveaux de responsabilitĂ©s : 

  • le producteur du contenu,
  • le community manager qui programme et diffuse,
  • le social media manager qui a une vision globale,
  • le client (ou le directeur de publication) qui valide les contenus.

C’est d’ailleurs encore plus difficile quand on est en agence, puisque l’on travaille pour plusieurs marques Ă  la fois. C’est pourquoi il est nĂ©cessaire d’avoir un outil partagĂ© et compris par tous (clients ET Ă©quipe social media).

Axe 2 – Les diffĂ©rents outils pour crĂ©er son planning Ă©ditorial

Afin de choisir le bon outil, il est essentiel de bien rĂ©flĂ©chir Ă  son processus de production, de diffusion et au nombre de personnes prĂ©sentes dans l’Ă©quipe projet. L’outil doit s’adapter Ă  votre processus, pas l’inverse. Dit autrement, l’outil ne doit pas dĂ©terminer votre façon de travailler. Faire cette erreur est souvent la cause des Ă©checs.

Globalement on retrouve 3 grandes familles d’outils :

  • Les tableurs de type Google Sheets ou Excel. Ces outils apportent une vue en liste (colonne et lignes), mais il est difficile de se projeter sans avoir de vision « calendaire ». De plus, il est difficile de gĂ©rer les Ă©changes via des commentaires avec ces outils. Ils sont gĂ©nĂ©ralement moins lisibles.
  • Les outils d’agenda, comme Google agenda va apporter une vue calendaire, mais risque d’être compliquĂ© Ă  utiliser puisque l’on risque de se mĂ©langer avec les rendez-vous ajoutĂ©s au calendrier. De plus, on ne pourra pas laisser de commentaires aux autres personnes de l’équipe projet. Ils sont gĂ©nĂ©ralement moins collaboratifs.
  • Les outils de gestion de projet, de type Trello. Cet outil va ĂŞtre celui qui permet de faire le plus de choses, cependant, la personnalisation et la gestion des filtres n’est pas simple. D’expĂ©rience, cet outil n’est pas adaptĂ© si l’on doit gĂ©rer plusieurs clients et marques (il l’est donc si vous travaillez chez un annonceur).

Quid des fonctionnalités proposées par les outils de programmation de type Hootsuite, Buffer ou Swello* ?

Ces outils proposent des fonctionnalités de plannings édito, mais uniquement pour les contenus qui sont déjà programmés sur la plateforme en question. Ils arrivent souvent trop tard dans la gestion de projet (contenus validés par les clients). Il n’est donc pas possible de s’en servir pour la phase de production des contenus.

De plus, tous les outils de programmation ne gèrent pas tous les réseaux sociaux. Ce qui veut dire que vous devrez choisir votre plateforme de programmation en fonction des réseaux sociaux où vous êtes présents. Imaginez devoir gérer un calendrier éditorial où votre marque est présente sur Facebook, Twitter et Snapchat. Peu d’outils de programmation proposent Snapchat, ce qui ne vous permettra pas d’avoir de vision globale de vos prises de paroles.

C’est d’ailleurs pourquoi un community manager peut vite se retrouver avec 2 ou 3 outils de programmation à la fois.

→ A l’agence, on dissocie :

  • L’outil de planning Ă©dito, qui sert au suivi de la production des contenus ;
  • L’outil de programmation, qui sert Ă  programmer la diffusion des contenus.

Après plusieurs tests d’outils, nous avons choisi début 2018 d’utiliser Zenkit*, dont nous avions parlé à l’époque dans notre newsletter de veille digitale. Il est selon nous la synthèse parfaite de tout ce dont nous avons besoin. C’est donc l’outil qui s’adapte le mieux à nos processus internes et à la relation de travail que nous avons avec nos clients. 

Il est 100% personnalisable avec la possibilité de mettre :

  • des codes couleurs,
  • des commentaires par contenu,
  • des colonnes de contenus non programmĂ©s pour garder des idĂ©es dans un coin pour plus tard,
  • des champs personnalisĂ©s,
  • des filtres spĂ©cifiques.

Il apporte également une vue calendaire qui agrège tous les plannings, afin d’avoir une vision à la journée ou à la semaine de tout ce que l’on a à produire (tous clients confondus).

Pour aller plus loin sur notre utilisation de Zenkit, vous pouvez consulter cette vidĂ©o qui vous donne un aperçu de la façon dont nous l’utilisons :

Axe 3 – Quelques conseils et astuces

Avant toute chose, il est important de se mettre d’accord au sein de l’équipe projet sur quel outil utiliser et comment l’utiliser (cf. axe n°2). Pour travailler dans de bonnes conditions, chacun doit savoir ce qu’il a à faire et à quel moment. L’idéal est d’identifier ses processus internes, de choisir le bon outil, et de documenter sa méthode de travail. Elle doit être partagée et comprise par tous les acteurs.

L’objectif est de rendre le travail de chacun simple, rapide et sans friction.

Chez nous, Marlène le dit très bien, il y a la règle des 7 champs. On ne va pas mettre plus de 7 champs sur son outil de gestion de projet Ă©ditorial. Sinon Ă  chaque fois il va ĂŞtre très long Ă  alimenter. – Bryan

Ensuite, il est important que le client ne considère pas l’outil comme « un outil en plus à utiliser ». Il ne faut pas que ce soit vécu comme quelque chose de compliqué à gérer, au contraire, il doit lui simplifier la vie. Comme par exemple, centraliser tous les échanges liés à la production de telle ou telle publication.

Il est important de prévoir un temps de pédagogie avec votre client. Par exemple, nous réalisons souvent des tutoriels vidéos pour expliquer à nos clients le fonctionnement de l’outil.

Il faut que ce soit facile pour le client. Il ne faut pas que ce soit un outil en plus Ă  utiliser. Au contraire, il doit lui simplifier la vie. – Bryan

Enfin, un bon planning édito est un outil ou l’on peut filtrer en un clic :

  • L’état d’avancement, qui va nous permettre de savoir qui en est oĂą dans son travail.
  • Par rĂ©seaux sociaux, pour permettre d’être organisĂ© et de ne pas s’éparpiller, mais Ă©galement de savoir si l’objectif de frĂ©quence est respectĂ©.

Et surtout, il est préférable d’opter pour un outil personnalisable que l’on pourra s’approprier à sa convenance et moduler en fonction de ses processus internes et des besoins du client.

Ce qui est vraiment important c’est la capacitĂ© Ă  personnaliser l’outil, Ă  pouvoir crĂ©er de nouveaux champs, Ă  crĂ©er des filtres, Ă  mettre des codes couleurs. Ces points sont essentiels en gestion de projet. – Bryan 

Pour conclure

Les 3 maîtres mots pour un bon planning éditorial : 

  1. Le suivi : l’outil choisi doit permettre de suivre la production des contenus, de savoir où est-ce que l’on en est et de pouvoir les commenter.
  2. L’affichage : l’outil choisi doit permettre un affichage clair et organisé, via des filtres par exemple.
  3. L’accessibilité : l’outil choisi doit être simple d’utilisation, facile d’accès et faire gagner du temps.

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à utiliser un calendrier éditorial ?

Infographie - Checklist pour gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital

Infographie – Checklist pour gĂ©rer efficacement son planning Ă©ditorial pour les rĂ©seaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/planning-editorial-reseaux-sociaux-le-pod-episode-5-906322">Keep it Simple - Gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #5)</a>

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Ă€ propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivités et associations) dans le développement de leur présence sur les médias sociaux. Je contribue également à la stratégie de communication social media de l'agence et à la création de nouveaux projets internes.

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