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Gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #5)

Notes de l’épisode 5 du pOD : pour ce cinquième épisode, nous échangeons ensemble sur la question du planning éditorial pour les réseaux sociaux. Retrouvez ci-dessous les principaux éléments abordés durant cet épisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que différents liens et ressources utiles pour approfondir votre réflexion.

Vignette de l'épisode 5 du pOD, le podcast qui décortique les problématiques des médias sociaux avec une dose de stratégie, proposé par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’épisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car c’est un sujet qui, selon nous, est la base quand on gère la communication d’une marque sur différents médias sociaux. 

C’est notre base de travail, celle qui nous rappelle que l’on a des publications en attente de préparation ou de validation. Celle qui va nous donner une vision sur la semaine, le mois ou l’année à venir, de notre communication sur les médias sociaux.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont :

  • Gwen, chef de projet social media Ouest Digital
  • Bryan, co-fondateur Ouest Digital

Axe 1 – Intérêts et usage d’un planning éditorial 

Un planning édito est avant tout un outil de gestion de projet éditorial : il présente ce que l’on prévoit de dire et quand, puis ce que l’on doit produire et pour quel réseau social. On insiste vraiment sur le côté gestion de projet, car c’est la condition sine qua non de la réussite et de la durabilité de vos prises de paroles sur les réseaux sociaux.

C’est également une plateforme de dialogue au sein de l’équipe projet. Ce point est d’ailleurs fondamental.

Son objectif : avoir un suivi global de l’état d’avancement de la production, respecter les échéances et assurer la bonne qualité de la production.

C’est quelque chose qui est au coeur du quotidien du community manager. Au-delà du suivi global de l’état d’avancement de la production, il permet aussi de respecter les échéances et la qualité des contenus. – Bryan 

Ne pas confondre : le planning édito n’est pas un calendrier des temps forts à l’année (le calendrier des temps forts de l’année est là pour identifier des opportunités de prises de paroles des marques)

Le planning éditorial est également essentiel pour un community manager puisqu’il permet d’assurer une présence durable sur le long terme, sur les réseaux sociaux. Il assure une efficacité dans la prise de paroles en garantissant le respect de plusieurs bonnes pratiques :

  • La régularité et la fréquence de publication,
  • La diversité des formats et des sujets,
  • Le timing pour publier au bon moment.

Sans planning éditorial, on ne peut pas déployer sa stratégie sur les réseaux sociaux à long terme. – Bryan

C’est pourquoi le planning édito n’est ni plus ni moins qu’un outil de gestion de projet éditorial, qui nous accompagne durant les différentes étapes de la phase de production des contenus. Chez Ouest Digital, on identifie 8 grandes étapes de production :

  1. Choisir le sujet
  2. Formaliser le(s) objectif(s) de la publication
  3. Préciser l’angle à adopter (le mode de traitement de l’information)
  4. Définir le format de la publication (image, vidéo, lien, etc.)
  5. Identifier le jour de publication
  6. Créer l’accroche de la publication (texte qui accompagne le contenu)
  7. Faire valider la publication par le client
  8. Programmer (ou publier) le contenu

Il permet d’avoir une vue macro, sur le long terme, des prises de paroles et ce, par réseau social. Ça permet d’éviter de s’éparpiller, de garantir une homogénéité et une cohérence dans les contenus.

Ce sujet n’est en effet pas à prendre à la légère en production, surtout lorsque l’on est plusieurs sur le projet et avec différents niveaux de responsabilités

  • le producteur du contenu,
  • le community manager qui programme et diffuse,
  • le social media manager qui a une vision globale,
  • le client (ou le directeur de publication) qui valide les contenus.

C’est d’ailleurs encore plus difficile quand on est en agence, puisque l’on travaille pour plusieurs marques à la fois. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir un outil partagé et compris par tous (clients ET équipe social media).

Axe 2 – Les différents outils pour créer son planning éditorial

Afin de choisir le bon outil, il est essentiel de bien réfléchir à son processus de production, de diffusion et au nombre de personnes présentes dans l’équipe projet. L’outil doit s’adapter à votre processus, pas l’inverse. Dit autrement, l’outil ne doit pas déterminer votre façon de travailler. Faire cette erreur est souvent la cause des échecs.

Globalement on retrouve 3 grandes familles d’outils :

  • Les tableurs de type Google Sheets ou Excel. Ces outils apportent une vue en liste (colonne et lignes), mais il est difficile de se projeter sans avoir de vision « calendaire ». De plus, il est difficile de gérer les échanges via des commentaires avec ces outils. Ils sont généralement moins lisibles.
  • Les outils d’agenda, comme Google agenda va apporter une vue calendaire, mais risque d’être compliqué à utiliser puisque l’on risque de se mélanger avec les rendez-vous ajoutés au calendrier. De plus, on ne pourra pas laisser de commentaires aux autres personnes de l’équipe projet. Ils sont généralement moins collaboratifs.
  • Les outils de gestion de projet, de type Trello. Cet outil va être celui qui permet de faire le plus de choses, cependant, la personnalisation et la gestion des filtres n’est pas simple. D’expérience, cet outil n’est pas adapté si l’on doit gérer plusieurs clients et marques (il l’est donc si vous travaillez chez un annonceur).

Quid des fonctionnalités proposées par les outils de programmation de type Hootsuite, Buffer ou Swello* ?

Ces outils proposent des fonctionnalités de plannings édito, mais uniquement pour les contenus qui sont déjà programmés sur la plateforme en question. Ils arrivent souvent trop tard dans la gestion de projet (contenus validés par les clients). Il n’est donc pas possible de s’en servir pour la phase de production des contenus.

De plus, tous les outils de programmation ne gèrent pas tous les réseaux sociaux. Ce qui veut dire que vous devrez choisir votre plateforme de programmation en fonction des réseaux sociaux où vous êtes présents. Imaginez devoir gérer un calendrier éditorial où votre marque est présente sur Facebook, Twitter et Snapchat. Peu d’outils de programmation proposent Snapchat, ce qui ne vous permettra pas d’avoir de vision globale de vos prises de paroles.

C’est d’ailleurs pourquoi un community manager peut vite se retrouver avec 2 ou 3 outils de programmation à la fois.

💡 A l’agence, on dissocie :

  • L’outil de planning édito, qui sert au suivi de la production des contenus ;
  • L’outil de programmation, qui sert à programmer la diffusion des contenus.

Après plusieurs tests d’outils, nous avons choisi début 2018 d’utiliser Zenkit*, dont nous avions parlé à l’époque dans notre newsletter de veille digitale. Il est selon nous la synthèse parfaite de tout ce dont nous avons besoin. C’est donc l’outil qui s’adapte le mieux à nos processus internes et à la relation de travail que nous avons avec nos clients. 

Il est 100% personnalisable avec la possibilité de mettre :

  • des codes couleurs,
  • des commentaires par contenu,
  • des colonnes de contenus non programmés pour garder des idées dans un coin pour plus tard,
  • des champs personnalisés,
  • des filtres spécifiques.

Il apporte également une vue calendaire qui agrège tous les plannings, afin d’avoir une vision à la journée ou à la semaine de tout ce que l’on a à produire (tous clients confondus).

👉 Pour aller plus loin sur notre utilisation de Zenkit, vous pouvez consulter cette conférence de Bryan CODER, réalisée durant l’édition 2018 du Medialab Speedtraining :

Axe 3 – Quelques conseils et astuces

Avant toute chose, il est important de se mettre d’accord au sein de l’équipe projet sur quel outil utiliser et comment l’utiliser (cf. axe n°2). Pour travailler dans de bonnes conditions, chacun doit savoir ce qu’il a à faire et à quel moment. L’idéal est d’identifier ses processus internes, de choisir le bon outil, et de documenter sa méthode de travail. Elle doit être partagée et comprise par tous les acteurs.

L’objectif est de rendre le travail de chacun simple, rapide et sans friction.

Chez nous, Marlène le dit très bien, il y a la règle des 7 champs. On ne va pas mettre plus de 7 champs sur son outil de gestion de projet éditorial. Sinon à chaque fois il va être très long à alimenter. – Bryan

Ensuite, il est important que le client ne considère pas l’outil comme « un outil en plus à utiliser ». Il ne faut pas que ce soit vécu comme quelque chose de compliqué à gérer, au contraire, il doit lui simplifier la vie. Comme par exemple, centraliser tous les échanges liés à la production de telle ou telle publication.

Il est important de prévoir un temps de pédagogie avec votre client. Par exemple, nous réalisons souvent des tutoriels vidéos pour expliquer à nos clients le fonctionnement de l’outil.

Il faut que ce soit facile pour le client. Il ne faut pas que ce soit un outil en plus à utiliser. Au contraire, il doit lui simplifier la vie. – Bryan

Enfin, un bon planning édito est un outil ou l’on peut filtrer en un clic :

  • L’état d’avancement, qui va nous permettre de savoir qui en est où dans son travail.
  • Par réseaux sociaux, pour permettre d’être organisé et de ne pas s’éparpiller, mais également de savoir si l’objectif de fréquence est respecté.

Et surtout, il est préférable d’opter pour un outil personnalisable que l’on pourra s’approprier à sa convenance et moduler en fonction de ses processus internes et des besoins du client.

Ce qui est vraiment important c’est la capacité à personnaliser l’outil, à pouvoir créer de nouveaux champs, à créer des filtres, à mettre des codes couleurs. Ces points sont essentiels en gestion de projet. – Bryan 

Pour conclure

Les 3 maîtres mots pour un bon planning éditorial : 

  1. Le suivi : l’outil choisi doit permettre de suivre la production des contenus, de savoir où est-ce que l’on en est et de pouvoir les commenter.
  2. L’affichage : l’outil choisi doit permettre un affichage clair et organisé, via des filtres par exemple.
  3. L’accessibilité : l’outil choisi doit être simple d’utilisation, facile d’accès et faire gagner du temps.

Voici un mémo fort utile à garder sous le coude pour commencer à utiliser un calendrier éditorial 😉

Infographie - Checklist pour gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux - © Agence Ouest Digital

Infographie – Checklist pour gérer efficacement son planning éditorial pour les réseaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivités et associations) dans le développement de leur présence sur les médias sociaux. Je contribue également à la stratégie de communication social media de l'agence et à la création de nouveaux projets internes.

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