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🗣 Se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux (Le pOD, Ă©pisode #2)

Notes de l’Ă©pisode 2 du pOD : pour ce deuxiĂšme Ă©pisode nous avons dĂ©cidĂ© de vous parler de comment se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux sans couac. Retrouvez ci-dessous les principaux Ă©lĂ©ments abordĂ©s durant cet Ă©pisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que diffĂ©rents liens et ressources utiles pour approfondir votre rĂ©flexion.

Vignette de l'Ă©pisode 2 du pOD, le podcast qui dĂ©cortique les problĂ©matiques des mĂ©dias sociaux avec une dose de stratĂ©gie, proposĂ© par l’agence Ouest Digital


Ecouter l’Ă©pisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement car ce sujet est souvent abordĂ© sous l’angle de la « crĂ©ation de contenu », c’est Ă  dire « Qu’est-ce que je vais raconter sur les rĂ©seaux sociaux lorsque je serais sur un Ă©vĂ©nement ? ». Or, nous trouvions cela intĂ©ressant d’en parler sur le volet « anticipation et prĂ©paration », car c’est un angle assez peu abordĂ© et nĂ©anmoins fondamental.

Sans préparation, impossible de produire du contenu pertinent.

Pour cet Ă©pisode, nous avons proposĂ© Ă  Olivier Dassonville d’intervenir en tant spĂ©cialiste de la couverture des Ă©vĂ©nements sur les rĂ©seaux sociaux. Il est notamment Ă  l’oeuvre pour relater les sorties des crĂ©atures de la compagnie « La Machine » ou encore pour piloter l’Ă©quipe social media du plus grand Ă©vĂ©nement dĂ©diĂ© au numĂ©rique de l’Ouest, le Web 2 Day.

Les intervenants sur cet épisode de podcast sont donc :

Se lancer dans la préparation

Pour dĂ©buter, la question posĂ©e Ă  notre invitĂ© est trĂšs simple : « Si demain, je te dis de partir couvrir la prĂ©sence d’une entreprise sur un Ă©vĂ©nement, par quoi vas-tu commencer pour bien te prĂ©parer ? De quelles informations as-tu besoin ? Quelles sont les questions que tu te poses ? »

Avant toute chose, il est Ă©videmment primordial de bien se prĂ©parer si l’on ne veut pas aller droit dans le mur le Jour J.

Un Ă©vĂ©nement est une succession d’imprĂ©vus. Il faut se prĂ©parer pour anticiper ce qui est maitrisable, sans quoi le jour-j on se retrouve noyĂ© par les problĂšmes.

Pour bien se préparer, la réflexion se porte principalement autour de 3 axes :

  • L’évĂ©nement
  • Le lieu
  • Le matĂ©riel

Axe 1 – l’Ă©vĂ©nement

Quel est le programme de l’évĂ©nement ?

On peut soit le demander Ă  son client, Ă  l’organisateur ou bien se le procurer par ses propres moyens afin de savoir comment va se dĂ©rouler la journĂ©e :

  • quelles sont les confĂ©rences,
  • les ateliers,
  • les speakers,
  • etc.

Ce point peut paraitre trivial et basique, mais cela reste la base pour bien anticiper ce qui sera Ă  produire le jour-j.

Quels sont les partenaires et les intervenants de l’évĂ©nement ?

Il est important de prĂ©parer une liste des partenaires et intervenants Ă  l’évĂ©nement, afin de faciliter la crĂ©ation de contenu le jour-j.

L’idĂ©al est de prĂ©parer un tableau qui recense toutes les informations dont nous aurons besoin sur place (prĂ©nom, nom, structure, identifiant des comptes Twitter, intitulĂ© exact de leur poste, etc.), mais aussi le(s) hashtags dĂ©diĂ©s, les mentions Ă  ne pas louper, etc.

Concernant les intervenants, il est nĂ©cessaire d’avoir en tĂȘte qu’ils pourront avoir du retard le jour-j. Donc ĂȘtre conscient que le programme subira certainement des changements de derniĂšre minute, pour intervertir des confĂ©rences. Les Ă©quipes social media devront s’adapter par rapport Ă  ce qu’ils avaient prĂ©vu initialement. La notion d’anticipation permet ainsi d’ĂȘtre plus flexible le jour-j.

Axe 2 – Le lieu

OĂč l’évĂ©nement se dĂ©roule-t-il ?

Il est indispensable de bien avoir en tĂȘte la configuration du lieu et de savoir si c’est l’Ă©vĂ©nement se dĂ©roulera :

  • Ă  l’intĂ©rieur : dans ce cas, la gestion est un peu plus simple du fait que l’espace soit limitĂ© et laisse moins de place aux difficultĂ©s extĂ©rieures ;
  • Ă  l’extĂ©rieur : ici, la gestion peut ĂȘtre plus compliquĂ©e, notamment en terme de mĂ©tĂ©o. L’évĂ©nement ou une partie de l’évĂ©nement peut ĂȘtre annulĂ© Ă  cause de la mĂ©tĂ©o.

C’est un point Ă  prendre en considĂ©ration, qui aura aussi un impact sur le choix du matĂ©riel.

Y a-t-il une connexion internet ?

En fonction du lieu, il faut se renseigner afin de savoir s’il y a une connexion internet privĂ©e pour l’organisation. Il n’y a pas nĂ©cessairement une connexion dans tous les lieux et elle n’est pas forcĂ©ment privĂ©e.

Dans les espaces publics, l’accĂšs au wifi est souvent ouvert. Cependant, le dĂ©bit n’est pas suffisant pour travailler convenablement. Il est donc prĂ©fĂ©rable de ne pas compter sur cette option.

L’utilisation de votre propre 4G est certainement la meilleure option, puisque vous serez autonome sur ce point. NĂ©anmoins, il vous faudra investir dans un forfait professionnel avec une connexion qui vous permettra de travailler correctement pendant tout l’évĂ©nement.

À noter : Faire un test avec Speed Test en amont dans les diffĂ©rentes salles de l’évĂ©nement.

Quels sont les meilleurs points de vues ?

Quand on s’occupe de la couverture d’un Ă©vĂ©nement, surtout quand c’est pour l’organisateur lui-mĂȘme, il est important de trouver en amont les meilleurs points de vue, afin de faire les meilleurs prises le jour-j.

Pour l’organisateur, il faut ĂȘtre Ă  minima supĂ©rieur au meilleur contributeur du public. Il faut ĂȘtre au-dessus de la masse.

Dit autrement, il est important que l’Ă©quipe social media de l’organisation produise des contenus qu’aucun participant ne sera en mesure de produire. Apporter de la valeur ajoutĂ©e, des aperçus des coulisses, des visuels qui valorise l’ambiance de l’Ă©vĂ©nement, etc.

Quand l’évĂ©nement a lieu en extĂ©rieur, il faut anticiper et repĂ©rer les parcours, solliciter l’accĂšs Ă  des terrasses, ou mĂȘme un toit. Ils sont souvent fermĂ© au public le temps de la reprĂ©sentation.

Ce que je vais montrer, je dois ĂȘtre un des seuls Ă  pouvoir le montrer. C’est ce qu’attend le public.

Quelles sont les conditions d’accùs ?

Il est indispensable d’avoir un accĂšs libre sur tout l’évĂ©nement. Le jour-j il n’y a pas de temps Ă  perdre Ă  se faire arrĂȘter par la sĂ©curitĂ©. Il faut donc avoir une grande libertĂ© de circulation au sein de l’évĂ©nement. Pour cela, il est donc primordial de bĂ©nĂ©ficier des autorisations nĂ©cessaires et de pouvoir ĂȘtre identifiĂ© comme membre du staff.

Axe 3 – Le matĂ©riel

Quel matériel utiliser ? 

Pour avoir un rendu qualitatif il n’y a pas de secret, il faut investir.

Le matĂ©riel doit ĂȘtre Ă©tanche, puisque comme nous l’avons dĂ©jĂ  vu, la mĂ©tĂ©o est imprĂ©visible et que sans matĂ©riel on ne peut plus travailler.

Les « pochettes de protection » que l’on trouve dans le commerce pour les tĂ©lĂ©phones n’est pas adaptĂ©, puisqu’il faut ĂȘtre rĂ©actif et avoir la dextĂ©ritĂ© suffisante pour produire du contenu rapidement. Pour ceux qui n’ont pas de tĂ©lĂ©phone Ă©tanche pour filmer, il est possible d’utiliser une Go Pro ou autre camĂ©ra, mais cela nĂ©cessitera une gymnastique supplĂ©mentaire. Investir dans un Ă©quipement de qualitĂ© permet de faciliter l’utilisation technique. 

Il est Ă©galement impĂ©ratif d’avoir des batteries externes qualitatives. Comme nous l’avons dĂ©jĂ  dit prĂ©cĂ©demment, il vaut mieux ĂȘtre complĂštement autonome avec de grosses batteries, afin d’ĂȘtre sĂ»r de ne pas se retrouver en panne, au risque de devoir arrĂȘter la couverture lĂ .

Oubliez les batteries que l’on trouve chez les grossistes, privilĂ©giez des batteries qui vous donneront des dizaines d’heures d’autonomie.

Une derniĂšre chose essentielle concernant le matĂ©riel, il faut toujours le tester et s’entraĂźner Ă  l’utiliser avant le jour-j. Nombreux sont ceux qui se retrouvent Ă  utiliser un stabilisateur ou une camĂ©ra pour la premiĂšre fois et qui ne s’en sortent pas et se retrouvent Ă  ne finalement pas pouvoir s’en servir.

Pour conclure

Cette phase de prĂ©paration peut ĂȘtre plus ou moins longue en fonction de si l’on connaĂźt bien le lieu ou non et de si l’on pense Ă  poser les bonnes questions en amont.

Nous retenons trois grands axes pour cette phase de préparation :

  • Le repĂ©rage physique du lieu.
  • La prĂ©paration relative au contenu
  • La capacitĂ© Ă  connaĂźtre et Ă  pouvoir utiliser son matĂ©riel.

Voici un mĂ©mo fort utile Ă  garder sous le coude au moment pour prĂ©parer votre prochaine couverture d’Ă©vĂ©nements 😉

Infographie - Checklist pour se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux

Infographie – Checklist pour se prĂ©parer Ă  couvrir un Ă©vĂ©nement sur les rĂ©seaux sociaux – © Agence Ouest Digital

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Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/preparation-evenement-reseaux-sociaux-le-pod-episode-2-741298">Keep it Simple - Se préparer à couvrir un événement sur les réseaux sociaux (Le pOD, épisode #2)</a>

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À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivitĂ©s et associations) dans le dĂ©veloppement de leur prĂ©sence sur les mĂ©dias sociaux. Je contribue Ă©galement Ă  la stratĂ©gie de communication social media de l'agence et Ă  la crĂ©ation de nouveaux projets internes.

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