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📝 Organiser la gestion de ses mĂ©dias sociaux (Le pOD, Ă©pisode #1)

Notes de l’Ă©pisode 1 du pOD : pour ce premier Ă©pisode nous avons dĂ©cidĂ© de vous parler de l’organisation au quotidien d’une agence, en l’occurrence la nĂŽtre, sur le volet animation des mĂ©dias sociaux pour nos clients. Retrouvez ci-dessous les principaux Ă©lĂ©ments abordĂ©s durant cet Ă©pisode (pour rappel, ce sont des notes 😉), ainsi que diffĂ©rents liens et ressources utiles pour approfondir votre rĂ©flexion.

Vignette de l'Ă©pisode 1 du pOD, le podcast qui dĂ©cortique qui dĂ©cortique les problĂ©matiques des mĂ©dias sociaux avec une dose de stratĂ©gie, proposĂ© par l’agence Ouest Digital

Ecouter l’Ă©pisode

Avant propos

Pourquoi est-ce que l’on a choisi d’aborder ce sujet ? Tout simplement parce que nos clients nous demandent souvent « Comment savoir quoi dire sur les rĂ©seaux sociaux ? ». Ils ont beaucoup de matiĂšre (et pensent souvent ne pas en avoir) mais ne savent pas comment organiser leur prise de parole. Nous souhaitions donc aborder diffĂ©rents points mĂ©thodologique et quelques bonnes pratiques autour de l’organisation d’une agence concernant la gestion des rĂ©seaux sociaux de ses clients.

Comment est-ce qu’on s’organise ? Cette organisation s’opĂšre en trois temps dans notre agence (comme dans beaucoup d’autres) :

Intervenants sur cet Ă©pisode de podcast (tous membres de l’agence Ouest Digital) :

Notre agence accompagne des marques, des associations et des institutions dans leur : 

  • Communication en ligne (que l’on retrouve aussi sous l’expression “communication digitale”) qu’elles soient dĂ©jĂ  prĂ©sentes ou non sur internet. Nous travaillons leur prĂ©sence que ce soit via leur site, leur blog, leurs rĂ©seaux sociaux ou mĂȘme leur newsletter.
  • Projets webmarketing, que ce soit pour l’acquisition de trafic ou de prospect (lead) vers leur site.

Principalement nous faisons de la production de contenus, que ce soit court (pour les rĂ©seaux sociaux) ou longs (comme la rĂ©daction d’articles de blog). 

Etape 1 – Mise en place d’une stratĂ©gie « social media »

Pourquoi est-ce important d’avoir une stratĂ©gie ?

Une Ă©tude rĂ©cente de la BPI (dĂ©cembre 2018) a dĂ©montrĂ© que « 70% des ETI/PME qui sont prĂ©sentes sur les rĂ©seaux sociaux ne savent pas quoi dire ». Cette stratĂ©gie va donc servir de cadre de rĂ©fĂ©rence, partagĂ© avec le client et ses Ă©quipes, dans le but d’avoir une vision commune et partagĂ©e.

Ce rĂ©fĂ©rentiel va aussi ĂȘtre un confort, puisque l’on va savoir quoi dire et Ă  quelle frĂ©quence, dans quel cadre prendre la parole sur les rĂ©seaux sociaux, que ce soit en terme de ton et de format. Tout cela dans l’unique but d’ĂȘtre plus productif, plus efficace, plus cohĂ©rent.

Pour la mise en place de cette stratĂ©gie on va chercher Ă  rĂ©pondre aux questions suivantes. On ne rĂ©invente pas l’eau chaude, mais ces Ă©tapes sont nĂ©cessaires :

  • Quoi ? Quel est l’objectif du client ? Pourquoi souhaite-t-il aller sur les rĂ©seaux sociaux ? ;
  • Qui ? Quelle est la cible ? On va mettre en place des persona afin de bien apprendre Ă  connaĂźtre la cible, ses attentes, ses motivations, ses freins ;
  • OĂč ? En fonction de la cible choisir les bons rĂ©seaux sociaux (ceux oĂč la cible est prĂ©sente). On va trouver les bons rĂ©seaux sociaux en fonction du secteur d’activitĂ©, de l’ñge de la cible et de ses intĂ©rĂȘts ;
  • Pourquoi ? Pourquoi veut-on prendre la parole ? Quels messages a-t-on Ă  diffuser Ă  sa cible ? ;
  • Quand ? Choisir le bon moment pour rencontrer la cible sur le bon rĂ©seau social ;
  • Comment ? Pour savoir comment faire, nous allons justement crĂ©er cette stratĂ©gie dĂ©diĂ©e aux rĂ©seaux sociaux en crĂ©ant des formats de publications types, des sujets rĂ©currents, un calendrier de temps forts annuel en fonction du secteur d’activitĂ©. Il faut se demander qu’est-ce que la cible veut entendre et Ă  quel moment ?

Nous rĂ©pondons Ă  ces questions dans le but d’anticiper (mensuellement, hebdomadairement ou annuellement) la prise de parole et donc les contenus sur une vision long terme pour ĂȘtre plus efficace.

Le secret est d’ĂȘtre organisĂ© (et rigoureux) pour atteindre les critĂšres Ă  la rĂ©ussite d’une communication sur les rĂ©seaux sociaux (extraits du cours de community management de Bryan CODER) :

  1. Diversifier les formats et les sujets
  2. Être rĂ©gulier dans ses publications
  3. Publier au meilleur moment
  4. Être Ă©quilibrĂ©
  5. Transmettre de l’émotion
  6. Être simple et sincùre
  7. RĂ©pondre Ă  un seul objectif Ă  la fois
  8. Être pertinent avec sa ligne Ă©ditoriale

Pour résumer, cela prend du temps de poser sa stratégie mais cela fait gagner du temps par la suite.

Dit autrement, dĂ©finir sa stratĂ©gie social media c’est durable et rentable. 

Etape 2 – Gestion de l’opĂ©rationnel (production des contenus)

Pour commencer la mise en place de sa stratĂ©gie il est important d’aller chercher les informations auprĂšs de ses clients, mais comment ? Car c’est souvent LA problĂ©matique majeure.

En mettant en place des comités éditoriaux (mensuel, bimensuel
) pour :

  1. aller sonder le client et Ă  rĂ©cupĂ©rer des infos (actualitĂ©s, Ă©vĂ©nements, offres promotionnelles, informations commerciales
). Dans le but de transformer ces infos en contenus intĂ©ressants Ă  publier. Certaines infos sont « chaudes », ce qui nous permet de les prioriser pour les faire passer en premier ;
  2. de notre cĂŽtĂ©, nous venons aussi avec des idĂ©es, alimentĂ©es par notre veille e-reputation & sectorielle du client, mais Ă©galement avec des infos qu’il aurait pu nous donner il y a plusieurs mois qui s’avĂšrent intĂ©ressantes le jour de notre rĂ©union. Pour lui, c’est rassurant (et confortable) : tout ce qu’il peut nous dire sera rĂ©-utilisĂ© Ă  un moment ou Ă  un autre dans sa communication sur les mĂ©dias sociaux.

*Infos chaudes : Informations nĂ©cessitants d’ĂȘtre publiĂ©es rapidement puisqu’elles sont rattachĂ©es Ă  une pĂ©riode et ont une date limite dans le temps.

On peut Ă©galement mettre en place avec son client des banques de contenus partagĂ©es, pour rĂ©cupĂ©rer diverses infos (histoires drĂŽles, anecdotes, infos commerciales prĂ©dĂ©finies dans le temps, verbatims client, prĂ©sentation des collaborateurs…), et Ă©galement des images ou vidĂ©os (voir notre article sur les banques d’images). Nous piochons souvent nos idĂ©es dans ces banques de contenus.

A la suite de la rĂ©union, on va pouvoir positionner les contenus sur le planning Ă©dito pour permettre d’avoir une vision sur le mois (ou les deux mois) Ă  venir. Il sert aussi de mĂ©mo pour savoir oĂč est-ce qu’on en est dans la prĂ©paration des contenus, qu’est ce qu’on a prĂ©vu, quand et sur quel rĂ©seau social.

Cela permet aussi d’ĂȘtre plus flexible et de pouvoir dĂ©placer une publication froide dĂ©jĂ  prĂȘte pour caler une publication chaude au besoin.

Il est important de bien choisir son outil, puisque c’est cet outil qui sera l’élĂ©ment central de la gestion de projet Ă©ditorial avec le client. Plusieurs outils peuvent ĂȘtre utilisĂ©s, comme un traditionnel tableur (sur Excel ou Google Sheets) ou Trello. Chez nous, on utilise 

À l’agence, nous utilisons Zenkit* et sa vue calendrier, qui s’adapte trĂšs bien Ă  nos besoins et notre organisation. En effet, on y retrouve des filtres d’avancement, une vue calendrier et la possibilitĂ© pour le client de valider directement dessus les contenus avant publication.

Nous allons ensuite passer Ă  la rĂ©daction des contenus : crĂ©ation des visuels (nous utilisons la version pro de Canva* mais Photoshop est tout aussi puissant), rĂ©cupĂ©rer les visuels dĂ©jĂ  crĂ©Ă©s chez le client (photos ou vidĂ©os), sĂ©lectionner les liens des articles Ă  partager et crĂ©er les accroches qui viennent accompagner le visuel ou le lien de l’article.

Le visuel accroche l’oeil et capte l’attention de l’internaute, puis l’accroche complĂšte la publication (le commentaire au dessus du visuel). Cela suit donc le parcours de lecture de l’utilisateur sur les rĂ©seaux sociaux. On peut aussi utiliser l’accroche pour attirer l’oeil avec des emojis par exemple. Il peut ĂȘtre intĂ©ressant de lister les emojis que l’on peut utiliser pour anticiper des validations futures.

Ensuite, nous faisons valider les contenus au client et faisons des ajustements si besoin.

Pour terminer il reste la planification des contenus, qui peut se faire en natif sur la plateforme (outil de programmation Facebook) ou avec un outil de programmation des contenus (Buffer, Hootsuite ou encore Swello*
).

À l’agence pour les contenus Ă  destination de Facebook on prĂ©fĂšre publier nativement avec l’outil de programmation intĂ©grĂ©e qui Ă©vite certains bugs d’affichage. Concernant les rĂ©seaux sociaux qui n’ont pas d’outils de programmation intĂ©grĂ©e, on utilise Buffer. Attention toutefois puisqu’avec ces outils l’on n’a pas toutes les fonctionnalitĂ©s de la plateforme (par exemple sur Buffer pour programmer des publications LinkedIn il n’est pas (encore) possible de mentionner des personnes ou programmer des publications avec des contenus vidĂ©os).

Etape 3 – Analyser, mesurer, corriger et faire Ă©voluer

Pour terminer, pour analyser et mesurer les actions mises en place nous allons récupérer les données brutes des tous les comptes de nos clients pour exporter les données de performance et ainsi avoir un reporting unique et complet chaque mois.

Nous utilisons Datastudio qui est un outil Google gratuit et assez intuitif pour produire rapidement des reportings toujours constituĂ©s de la mĂȘme façon Ă  envoyer au client. La condition de rĂ©ussite pour utiliser Datastudio avec efficacitĂ© est d’utiliser un connecteur pour rĂ©cupĂ©rer automatiquement les donnĂ©es des rĂ©seaux sociaux. Nous avons fait le choix de nous tourner vers Supermetrics pour Google Sheets*, outil le plus abouti actuellement sur le marchĂ©.

Nous synchronisons automatiquement chaque les données brutes dans Google Sheets, ce qui nous permet de « voir les données ». Puis Google Sheets est ajouté comme source de données sur nos rapports Data Studio. 

Pourquoi les rapports sont importants ? Cela permet de pointer des axes d’amĂ©lioration, d’expliquer pourquoi certaines publications ne fonctionnent pas, ou moins bien et pourquoi. À l’inverse cela permet de confirmer qu’il faut poursuivre dans ce sens ou rĂ©adapter un peu.

Nos clients sont convaincus de l’importance d’ĂȘtre prĂ©sents sur les rĂ©seaux sociaux, mais pas forcĂ©ment les autres collaborateurs internes lorsque la communication ou le marketing n’est pas leur mĂ©tier. Les reporting peuvent ĂȘtre diffusĂ© en interne chez nos clients dans le but d’Ă©vangĂ©liser sur le rĂŽle d’une prĂ©sence social media. C’est pourquoi il est important qu’il soit clair et simple Ă  comprendre.

Il permet Ă©galement de prendre du recul sur les contenus et sur l’opĂ©rationnel.

Qu’est-ce que l’on met dedans ? Il est important de regarder pour chaque rĂ©seaux sociaux le nombre de nouveaux abonnĂ©s aux comptes, la visibilitĂ© de la marque auprĂšs de sa cible et l’évolution de ces indicateurs dans le temps.

Pour conclure

Cette vision des mĂ©dias sociaux peut sembler ĂȘtre trĂšs chronophage, mais ce n’est que de l’organisation. Cela permet juste d’avoir une vision sur le long terme. Cette stratĂ©gie pĂ©renne permet d’avoir une vision centrĂ©e sur l’utilisateur en Ă©tant organisĂ© et en Ă©ditorialisant tous ses contenus.

Le point le plus important est de piloter ces actions par la donnée. La partie stratégique est importante car elle est rentable sur le long terme, mais pour que cela soit durable, il faut réajuster et analyser ce qui marche et ce qui ne marche pas. Il est important de formuler des recommandations adaptées pour nos clients.

La checklist Ă  garder sous le coude

Comme le fait si bien l’incontournable Chob sur son blog (qu’on ne peut que vous recommander de suivre), voici un rĂ©sumĂ© en une infographie de ce qu’il faut retenir de ce 1er Ă©pisode. Un mĂ©mo Ă  garder prĂ©cieusement 😉

Infographie - Checklist pour organiser la gestion de ses médias sociaux - © Agence Ouest Digital

 

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<img src="https://www.keepitsimple.fr/wp-content/uploads/2019/08/lepod-episode1-checklist-organiser-gestion-medias-sociaux-683x1024.jpg" alt="Infographie - Checklist pour organiser la gestion de ses médias sociaux - © Agence Ouest Digital" />
Source: <a href="https://www.keepitsimple.fr/organiser-gestion-medias-sociaux-le-pod-episode-1-588900">Keep it Simple - Organiser la gestion de ses médias sociaux (Le pOD, épisode #1)</a>

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À propos Gwendoline Moreau

Je conseille et accompagne les clients de l’agence Ouest Digital (entreprises, collectivitĂ©s et associations) dans le dĂ©veloppement de leur prĂ©sence sur les mĂ©dias sociaux. Je contribue Ă©galement Ă  la stratĂ©gie de communication social media de l'agence et Ă  la crĂ©ation de nouveaux projets internes.

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